Adjoint-e en gestion administrative (H/F)

RESPONSABILITÉS : L'institut Pascal est une Unité Mixte de Recherche (UMR) sous tutelle de l'UCA et du CNRS. Il compte environ 400 personnels. Il est distribué sur 7 sites géographiques (3 sur le Campus des Cézeaux (Aubière), 2 sur les CHU de Clermont-Ferrand, 1 sur l'IUT du Puy en Velay, 1 sur l'IUT de Montluçon). L'UMR est structurée en 4 services (PGAF, Informatique, Communication, Mécanique/Maintenance Infrastructures) et 5 axes scientifiques : génie des procédés (GePEB), robotique (ISPR), mécanique (M3G), physique (PHOTON), ingénierie médicale (TGI). Le personnel recruté aura en charge la co-gestion des 5 axes de recherche et de la Direction au sein du PGAF sous la responsabilité du RAF du laboratoire. ACTIVITÉS PRINCIPALES : - Réaliser des actes administratifs et des opérations de gestion : enregistrer les éléments administratifs nécessaires aux commandes, missions en lien avec les personnels enseignants-chercheurs, chercheurs, personnels techniques et CDD, doctorants du laboratoire - Saisir et mettre à jour les éléments de gestion administrative et financière sur la base de données interne du laboratoire - Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Interagir avec les personnels du laboratoire pendant l'élaboration des dossiers et actes administratifs - Appliquer les réglementations imposées administratives et financières de l'université - Renseigner et tenir à jour l'ensemble des listes RH et Publications de l'unité et vérifier leur adéquation avec celles présentes dans les outils des tutelles - Participer au groupe de réflexion sur l'amélioration et l'optimisation du service administratif du laboratoire - Retranscrire des informations orales par écrit - Traiter et diffuser les informations internes et externes relatives au fonctionnement du laboratoire - Classer et archiver les documents - Réceptionner et diffuser le courrier et les livraisons - Participer aux opérations de logistique du laboratoire PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES REQUISES : Connaissances : - Techniques opérationnels administratives - Environnement universitaire et environnement des unités de recherche de type UMR CNRS est un plus - Techniques d'élaboration de documents - Techniques d'accueil physique et téléphonique - Culture internet Compétences opérationnelles : - Utiliser des logiciels spécifiques internes à l'UMR après formation interne : base de données - Savoir extraire les informations financières sur logiciel financier et comptable (SIFAC, GESLAB accès en lecture) après formation - Utiliser les outils bureautiques - Accueillir les personnels du laboratoire - Prendre et savoir prioriser les messages - Enregistrer et classer en versions électronique et papier les documents - Savoir rendre compte - Travailler en équipe Compétences comportementales : - Sens relationnel - Sens de l'organisation - Réactivité - Adaptabilité - Sens de l'investissement collectif - Aptitudes à travailler en équipe PRÉREQUIS / FORMATION souhaitée : - Formation et /ou expérience professionnelle en gestion financière et administrative, secrétariat - Notions d'anglais appréciées SPÉCIFICITÉS / CONTRAINTES DU POSTE : - Rémunération : INM 366 soit 1 867.02 € brut mensuel avec prime possible selon expérience (90 € brut à 180 € brut mensuel) - Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires - Participation aux frais de transports en commun - Aménagement du temps de travail - Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense - Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents - Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité - Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES : - Catégorie : C - Contrat : 01/01/2027 au 31/08/2027