Agent administratif du service assainissement et assistant de direction

direction (H/F) – Temps complet La Communauté de Communes Porte du Jura comprend 21 communes pour 11 000 habitants environ. Intitulé de poste Agent administratif du service assainissement et assistant de direction (H/F) Statut Fonction Publique Territoriale Service recruteur Service généraux Type d’emploi Permanent Catégorie d’emploi C – Adjoint administratif Filière Administrative Lieu de travail Saint-Amour Temps de travail 35 heures/semaine Missions et activités Sous l’autorité du directeur des Services Techniques, l’agent sera amené à : ➢ Gérer la partie administrative et comptable du service assainissement ▪ Accueil téléphonique des usagers, partenaires et entreprises, ▪ Communiquer des informations générales sur l’assainissement collectif et non collectif, ▪ Gérer l’agenda et les rendez-vous techniques, ▪ Rédiger des courriers, notes, documents de synthèse, en collaboration avec le DST et/ou les techniciens, ▪ Elaborer et suivre, conjointement avec le DST et/ou les techniciens, des outils relatifs à la planification des congés, des astreintes, ▪ Organiser des réunions et rédiger des comptes-rendus, ▪ Gérer le suivi des dossiers administratifs et techniques, les classer, les trier, etc. ▪ Réaliser et gérer des outils de suivis d’activités comme des tableaux de bord, ▪ Gestion administrative des demandes (certificats d’urbanisme, avis sur demandes de permis de construire…), ▪ Saisie des données d’autosurveillance sur les portails réglementaires, ▪ Rédaction, en lien avec le technicien référent, des arrêtés d’autorisations de déversement d’effluents non domestiques, ▪ Rédaction des rapports annuels sur le prix et qualité des services, en collaboration avec les techniciens et le directeur des services techniques, ▪ Assurer le suivi comptable du budget annexe assainissement, ▪ Suivre et assurer la facturation de la redevance assainissement. ➢ Assistance de la direction des services techniques Gestion administrative : ▪ Assurer le secrétariat du DST : gestion du courrier (entrée/sortie), mise en forme et rédaction de documents, notes, rapports et comptes rendus, ▪ Assurer la gestion du courrier entrant en lien avec l’accueil de la CCPJ, rédaction de courriers sortants en lien avec le DST, ▪ Organiser et mettre à jour les dossiers et archives du service (documentation technique, marchés publics, demandes administratives, autorisations diverses), ▪ Planifier les réunions et rendez-vous, gérer l’agenda du DST, ▪ Suivre administrativement les contrats de prestations et de maintenance (renouvellements, échéances), ▪ Assurer la gestion administrative du parc matériel et des équipements du service (inventaire, suivi des contrôles réglementaires), ▪ Suivre le processus décisionnel en lien avec l’assemblée délibérante et la réunion de coordination. Gestion des demandes de travaux (demandes externes) : ▪ Participer à la constitution des dossiers de demandes d'autorisations de travaux : DT, DICT, conventions d’occupation du domaine public, autorisations diverses, déclarations préalables ▪ Renseigner et envoyer les déclarations d'ouverture ou d’achèvement de chantier, en collaboration avec le DST. Gestion des demandes de travaux (demandes internes) : ▪ Elaborer et suivre, conjointement avec le DST, des outils relatifs aux demandes de travaux interne ▪ Assurer une communication précise auprès des demandeurs (accusé de réception des demandes, validations des demandes, information sur la réalisation des travaux etc.) Gestion comptable ▪ Suivre les marchés publics du service : bons de commande dans le cadre des marchés, suivi des avenants, suivi de l’exécution financière, tableaux de bord. ▪ Participer à la préparation du budget du service (saisie des besoins, prévisions annuelles, arbitrages) ▪ Participer à la constitution des dossiers de demandes de subventions en lien avec le DST et l’agent référent. Profil recherché Qualifications requises : ▪ Formation en comptabilité publique et secrétariat Compétences attendues : Savoir-faire : ▪ Savoir orienter les usagers, prendre des messages, ▪ Savoir recevoir filtrer et orienter les appels ou les demandes, ▪ Concevoir et suivre un tableau de suivi, ▪ Maitrise des outils informatique et bureautique, ▪ Organiser le classement et l'archivage des dossiers, ▪ Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, ▪ Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités, ▪ Respecter les délais. Savoir-être : ▪ Autonomie et rigueur, ▪ Accueillir le public avec amabilité, ▪ Conserver neutralité et objectivité face aux situations, ▪ Savoir rendre compte, ▪ Réactivité et organisation, ▪ Esprit de synthèse, ▪ Discrétion et secret professionnel, ▪ Sens du travail en équipe. Conditions de travail - Poste à temps complet - Du lundi au vendredi en journée Si vous êtes intéressés, merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation à l’adresse mail suivante : [email protected]