Assistant administratif chargé d'accueil (EMMDT)

Ville-centre de 17 000 habitants, Rumilly anime un bassin de 34 000 habitants. À 20 min d'Annecy et d'Aix-les-Bains, 50 min de Genève, entre Bauges et Aravis, elle offre un cadre exceptionnel pour travailler et s'épanouir. La Direction des affaires culturelles (45 agents) réunit musée, médiathèque, école de musique, danse et théâtre, et le Quai des Arts, salle de spectacles de 400 places. Saison pluridisciplinaire : 10 000 spectateurs, programmation exigeante, démarche écoresponsable. Au sein de la Direction des Affaires Culturelles, vous assurez l'accueil du public et le secrétariat administratif de l'École de Musique, de Danse et de Théâtre, ainsi que la gestion de la régie de recettes. Vos missions principales : - Accueil du public : assurer l'accueil physique et téléphonique, informer et orienter les élèves et leurs familles, gérer les courriels et l'affichage des informations de l'école. - Secrétariat général : rédiger et mettre en forme les courriers et documents, organiser et classer les dossiers, préparer les réunions, suivre l'inventaire et la location des instruments. - Gestion des inscriptions : élaborer les dossiers d'inscription, plannings de cours et de salles, enregistrer et suivre les effectifs, le parcours musical et les évaluations dans le respect du RGPD. - Suivi budgétaire et comptable : participer à la préparation et au suivi du budget, réaliser les bons de commande, vérifier les factures et suivre les recettes du service. - Régie de recettes : encaisser les paiements, préparer et éditer la facturation, suivre les prélèvements SEPA, les impayés, les remboursements, les versements au Trésor public et les états de rapprochement. - Gestion du temps de travail : centraliser les plannings des enseignants, suivre les éléments variables de paie et transmettre les informations à la DRH. - Communication : concevoir des supports simples (affiches, programmes) pour les auditions et concerts et relayer les informations internes. Vous assurez l'accueil administratif et la régie de recettes de l'École de Musique, de Danse et de Théâtre au sein de la Direction des Affaires Culturelles. Vous êtes un maillon essentiel de la relation avec les usagers et du bon fonctionnement administratif et comptable du service. - Formation : bac à bac+2 en secrétariat, gestion administrative ou comptabilité apprécié. - Expérience : expérience confirmée en accueil du public et secrétariat, idéalement en régie de recettes ou dans une structure culturelle ou d'enseignement artistique. - Compétences administratives : maîtrise des techniques de secrétariat, du classement et de l'archivage, gestion d'agendas, suivi d'inscriptions et de dossiers. - Compétences informatiques : très bonne maîtrise des outils bureautiques - Compétences comptables : notions solides en finances publiques, procédures budgétaires et comptables, gestion de régie de recettes, encaissements et rapprochements. - Accueil et communication : sens du service public, aisance relationnelle, capacité à renseigner, orienter et gérer les situations difficiles avec maîtrise de soi. - Organisation : rigueur, fiabilité, capacité à gérer les priorités, à travailler en simultané (accueil, téléphone, tâches administratives) et à respecter les délais. - Qualités personnelles : discrétion, probité dans le maniement de fonds publics, esprit d'équipe, autonomie, capacité d'adaptation et résistance au stress. - Cadre réglementaire : connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'une collectivité. 🎯Conditions de recrutement : - CDD remplacement longue maladie - Contractuel