Assistant administratif direction service enfance jeunesse

Vos missions L’assistante administrative est en charge de tâches administratives du service Enfance-Jeunesse en lien avec les 2 autres assistantes. Gestion de la relation usagers : - Accueil des administrés selon un planning établi (accueil mutualisé avec le service Education) - Gestion des inscriptions et réservations de l’ensemble des activités du service Enfance-Jeunesse et des listes d’attentes - Utilisation et administration du logiciel CONCERTO et de l’espace citoyen (mise en ligne inscription, création des formulaires….) - Gestion de la communication et informations aux familles (courriel, affichage) en lien avec la direction - Gestion des déclarations CAF avant validation finale par le chef de service Gestion des régies en lien avec la régisseuse (régie mandataire) : - Remboursements, inscriptions, facturation des familles Appui à la directrice pour le suivi des ressources humaines du service : .- Suivi administratif des RH du service : suivi de la signature des contrats, dossiers animateurs, gestion des absences, suivi des congés, heures supplémentaires, plannings hebdomadaires - Gestion et administration du logiciel de badgeage en lien avec la DRH - Suivi du traitement et de l’archivage des documents obligatoires pour les agents - Lien avec la DRH (gestion des paies vacataires, déclaration des heures supplémentaires…) Appui à la directrice pour les demandes de subvention (CAF notamment) : - Gestion de tableau de suivi des effectifs Appui à l’assistante en charge du budget et de la comptabilité : - Binôme sur le volet budget (préparation de bons de commande, suivi factures et comptabilité sur le logiciel métier dédié…) - accueil des agents du service et renseignements - assurer le bon fonctionnement du pôle administratif lors des absences de ses collègues (congés) Ponctuellement : soutien aux évènements, projets organisés par le service. Profil recherché Savoir faire Capacités rédactionnelles et relationnelles (I) Capacités organisationnelles et d’anticipations (I) Compétences souhaitées en comptabilité publique Maîtrise de l’outil informatique et d’internet (i) : - Indispensable : Logiciel Word, Excel - Souhaitée : Concerto/Opus, Horoquartz et Ciril souhaité Adapter son discours face aux différents interlocuteurs Accueillir le public en prenant compte de ses caractéristiques particulières Analyser les difficultés demandées et les orienter au mieux sur les services de la ville Argumenter, convaincre auprès de tous ses interlocuteurs (publics, familles, collaborateurs, hiérarchies) Aptitude à créer, à faire évoluer et à alimenter les outils d’analyse et de suivi (tableau de suivi, tableau comparatif des effectifs, rappel de mail, etc...) Savoir être Respecter le devoir de réserve et de confidentialité Organisé, rigoureux, diplomate Capacité d’écoute, d’analyse et de médiation. Sens des relations publiques Autonome, sens de l’initiative Goût du travail d’équipe Diplôme : Catégorie C ou B, filière administrative Qualifications requises : Accessible avec un diplôme de niveau Bac Bac + 2 BTS en secrétariat, bureautique, compatibilité Accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Catégorie : Catégorie C (employé) Expérience souhaitée : confirmé Télétravail : Non Management : Non Statut du poste : Vacant à partir du 05/12/2026 Fondement juridique : Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Conditions particulières d’exercice Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur Qui sommes-nous ? La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire. La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires. Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants. Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité. Informations complémentaires Envoyer CV et lettre de motivation Monsieur le Maire Mairie de Neuilly-Plaisance, à l'attention de Monsieur le Maire, 6 rue du Général de Gaulle 93360 NEUILLY PLAISANCE Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.