Assistant administrative bureau d'étude (H/F)

* Préparation des appels d'offres: - Assister le Bureau d'Études dans la préparation et le suivi des appels d'offres publics et privés - Lire les pièces administratives et techniques des dossiers de consultation et rassembler les éléments nécessaires à la réponse - Consultations (voir la catégorie Consultations et approvisionnements) - Participer à la préparation des éléments de chiffrage, mémoire et aux consultations fournisseurs ou sous-traitants nécessaires à l'étude - Préparer et tenir à jour les pièces administratives de candidature, notamment les DC1, DC2, DC4, K-bis. - Veiller à la complétude des dossiers dans le respect des échéances de remise * Préparation administrative et technique des chantiers: - Assister le Responsable Bureau d'Études et le Conducteur de Travaux dans la préparation des chantiers - Centraliser les informations administratives et techniques nécessaires au démarrage des travaux - Préparer et assurer le suivi des PPSPS en lien avec les responsables concernés - Constituer les dossiers techniques d'agrément et rassembler les fiches techniques, certifications, échantillons et documents nécessaires - Transmettre les dossiers pour visa au client ou à la maîtrise d'œuvre, suivre les retours et s'assurer de leur validation avant commande - Créer les dossiers de chantier conformément à la procédure interne et tenir les documents à jour *Consultations et approvisionnements: - Recueillir auprès du Conducteur de Travaux les besoins en fournitures. - Lancer les consultations auprès des fournisseurs et sous-traitants - Comparer les prix, délais, caractéristiques techniques et conditions de livraison, puis établir une analyse comparative des offres - Transmettre l'analyse au Conducteur de Travaux pour validation du fournisseur ou de la solution retenue - Après validation des fiches techniques et du choix retenu, préparer et passer les commandes fournisseurs en coordination avec le Conducteur de Travaux - Suivre les confirmations de commande, quantités, délais de livraison et modifications, et alerter en cas d'écart ou de non-conformité - S'assurer avec le Conducteur de Travaux que l'ensemble des besoins du chantier a bien été commandé * Création et suivi des commandes chantier: - Créer et saisir dans EBP les commandes chantier à partir des marchés, devis ou éléments validés - Éditer l'accusé de réception de commande (AC) et contrôler les informations du chantier, du client, les prestations, quantités, unités et prix - Vérifier la cohérence de l'AC avec le marché, le devis et les éventuels avenants ou modifications validées - Modifier et rééditer l'AC en cours de chantier selon les évolutions validées, en assurant la traçabilité des versions - Transmettre l'AC à jour au Conducteur de Travaux pour diffusion au Chef de chantier *Gestion administrative et contractuelle: - Assurer le suivi administratif et contractuel des chantiers en appui des responsables concernés - Préparer les DC4 et suivre les dossiers administratifs de sous-traitance - Recueillir et contrôler les attestations fiscales et sociales, assurances, qualifications et autres pièces requises - Participer au suivi des avenants et autres documents contractuels du marché - Classer, archiver et maintenir à jour les documents administratifs et techniques - Participer à la préparation des éléments nécessaires à la réception, aux levées de réserves et au DOE *Coordination et suivi des projets: - Assurer le lien administratif et documentaire entre le Bureau d'Études, le Conducteur de Travaux, les Chefs de chantier, les fournisseurs et les sous-traitants - Participer aux réunions de chantier ou de projet lorsque nécessaire - Relayer les demandes des maîtres d'ouvrage et maîtres d'œuvre auprès des responsables concernés - Tenir à jour les tableaux de suivi utiles à ses missions - Signaler les écarts, difficultés ou pièces manquantes aux responsables concernés