Assistant / Assistante de direction (H/F)

ESAT se situant à Cuers recherche une/e assistant/e de direction. Missions & Activités : * Accueil et standard - Accueil physique du public - Standard téléphonique - Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier papier et emails - Diverses autres tâches de secrétariat ponctuelles suivant les besoins * Gestion commerciale 1° Fournisseurs - Préparation règlements et suivi fournisseurs - Remise à la comptabilité pour enregistrement et paiement par virement - Traitement réclamations fournisseurs 2° Clients - Vérification des bons de commande et de livraison correspondants - Facturation mensuelle chronologique via le logiciel GESTION COMMERCIALE - Envoi des factures aux clients et transmission de la copie à la comptable, archivage - Saisie et suivi des échéances des contrats clients, devis (espaces verts et voirie, et restaurant), demandes de prix - Révision tarifaire annuelle et suivant calculs contractuels spécifiques selon le client - Gestion administrative des dossiers d'appel d'offres et contrats * Achats - Réception et traitement des demandes d'achats du personnel * Gestion administrative des salariés de l'ESAT (en lien avec le service RH, comptabilité et paie du siège) - Planification des visites médicales périodiques et suivi des échéances - Suivi des absences, maladies, récupérations, congés - Déclarations d'Accident de Travail et mise à jour du Document Unique - Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances - Contrôle du fichier des repas mensuellement * Gestion administrative des Travailleurs Handicapés de l'ESAT (en lien avec le service comptabilité et paie du siège) - Dossiers d'embauche : DPAE, constitution du dossier, création contrat de soutien + toutes les formalités d'embauche - Suivi des entrées, sorties, suivi notifications MDPH, comptes rendus, etc. logiciels/sites : OGIRYS et ViaTrajectoire - Suivi des absences, maladies, récupérations, congés - Déclarations d'Accident de Travail et mise à jour du Document Unique - Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances - Dossier Prévoyance - Conventions de stage ou Mise à Disposition - Planification des visites médicales et suivi des échéances - Constitution des dossiers d'affiliation à la mutuelle - Attestations employeur, courriers à la MDPH, mise sous pli des bulletins de salaire * Volet institutionnel de l'ESAT - Bilan d'activité annuel, enquêtes - Actualisation des documents institutionnels (règlement de fonctionnement, livret d'accueil, projet d'établissement) - Organisation du Conseil de la Vie Sociale du Pôle Travail * Autres activités - Organise et coordonne la transmission des informations sur les différents ateliers - Veille au respect des procédures administratives, en lien avec la direction - Rédige, informe et diffuse les notes d'informations, divers comptes rendus institutionnels - Suivi et mise à jour des tableaux de bord - Soutien administratif de l'équipe - Déclaration et suivi des dossiers d'assurance Profil Qualification & Expérience - BTS Assistant(e) de Direction ou équivalent - Expérience préalable sur un poste de secrétaire/assistante de direction - Expérience préalable dans le médico-social et en ESMS type ESAT, EA, IME est un atout Compétences - Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point) et systèmes d'information (SILAE, GEST COMM, OGIRYS par exemple) - Organisation du travail, planification et rigueur - Bonne capacité rédactionnelle - Sens du contact et du service, bonne expression orale - Savoir faire preuve de réactivité et dynamisme, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative, d'un esprit d'équipe et de résistance au stress - Sens des responsabilités, la discrétion et confidentialité et sensible à la RGPD - Savoir adapter une approche relationnelle l'égard des travailleurs handicapés