Assistant/ Assistante Projets et Exploitation

Contexte : Dans le cadre d'un remplacement, la Direction de l'immobilier recherche un/une: Assistant/ Assistante Projets et Exploitation (CDD à temps plein) Ce que nous attendons de vous: Appui aux projets immobiliers - Assister les responsables de projets dans la préparation, la planification et le suivi des actions opérationnelles - Mettre à jour les plannings, tableaux de bord, comptes rendus et plans d’action, puis relancer les contributeurs sur les échéances - Assurer le suivi fiable des tâches, livrables, décisions et points de vigilance dans LOOP et Excel - Centraliser, classer et archiver les documents et correspondances liés aux projets, prestataires et contrats Appui à l’exploitation des bâtiments - Enregistrer, qualifier et suivre les demandes de services des occupants jusqu’à leur résolution, en lien avec les interlocuteurs internes et les prestataires - Contribuer au déploiement et au suivi des procédures d’exploitation, notamment lors des changements de prestataires, dont la restauration - Préparer les éléments nécessaires au pilotage des prestataires : suivi des engagements, incidents, actions correctives et indicateurs de service - Participer à la communication auprès des occupants et à la diffusion des informations utiles au fonctionnement des sites Coordination et organisation de l’activité - Organiser les réunions, préparer les supports, formaliser les décisions et assurer le suivi des actions - Servir de point d’appui administratif et opérationnel à l’équipe, anticiper les besoins et signaler rapidement les risques, retards ou blocages Ce que nous recherchons: - Formation Bac +2/3 en assistanat de gestion, gestion de projet, immobilier, services généraux ou domaine équivalent - Première expérience réussie dans une fonction de coordination, d’assistanat de projet ou de support à l’exploitation - Rigueur, autonomie, sens du service et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle en respectant les priorités - Excellentes capacités d’organisation, de synthèse et de communication, à l’écrit comme à l’oral - Bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques ; la connaissance de LOOP ou d’un outil de gestion de projet constitue un atout Ce que vous y gagnerez : - Une expérience valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale, classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies - Grâce à une politique RH dynamique, des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans) - Être en lien avec une population internationale et multiculturelle - Travailler au sein d'une structure qui agit et affirme sa posture en faveur de l'égalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon s'engage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ+ en signant la Charte d'Engagement de l'Autre Cercle - Faire partie d’une structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements domicile – travail à vélo - 7 semaines de congés payés et 11,5 jours de RTT par an - Basé/Basée sur le campus siège à Lyon