Assistant de direction du corps préfectoral

Vos missions Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : Le pôle secrétariat, intégré au bureau du cabinet, assure conjointement le secrétariat de l'ensemble des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfète, Secrétaire Général, Directrice de cabinet et, sous réserve, stagiaire INSP). Les tâches sont partagées entre les agents via la fonction de coordination du/de la chef(fe) de pôle et sous l'autorité de la cheffe de bureau du cabinet. Les trois secrétaires assurent conjointement pour les membres du corps préfectoral : - l'accueil physique et téléphonique, - l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies…), - la gestion des agendas et la diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda de la Préfète), - la gestion des déplacements (réservations trains et hôtels), - le filtrage des interlocuteurs, - la planification des tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, week-end), - la commande des fournitures, - la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières, - la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services, - la constitution et le suivi de dossiers réservés (évaluations, validation des congés), - le suivi du courrier du corps préfectoral et des parapheurs (courrier personnel, circulation et enregistrement du courrier réservé au sein du corps préfectoral), - un appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, préparation des visites ministérielles). L'agent exerce ses missions conformément aux engagements du référentiel qualité Votre environnement professionnel : Activités du service: Le bureau du cabinet gère les affaires réservées du préfet, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l’actualité politique des grands élus du département. Les moyens du corps préfectoral (secrétariat, garage et intendance des résidences) lui sont rattachés. Le bureau du cabinet a également la charge de la coordination de la sécurité de la préfecture. Composition et effectifs du service - une cheffe de bureau (A) et une adjointe (B) - un agent rédacteur-chargé des cérémonies (C) - le secrétariat du corps préfectoral (1 B et 2 C) - l'intendance (5 C) - 2 chauffeurs (C) - 1 concierge-veilleur de nuit (C) Liaisons hiérarchiques Cheffe du bureau du cabinet, Directrice de cabinet Liaisons fonctionnelles Relations quotidiennes avec les membres du corps préfectoral Relations fonctionnelles avec l'ensemble des chefs de service de l'État dans le département Relations ponctuelles avec des élus et des personnalités du département Profil recherché Connaissances techniques: Connaitre l'environnement professionnel, niveau pratique requis Avoir des compétences en informatiques et bureautiques, niveau maîtrise requis Avoir des compétences budgétaires et comptables, niveau pratiques à acquérir Savoir faire: Savoir s’organiser, niveau maîtrise requis Savoir rédiger, niveau maîtrise requis Savoir travailler n équipe, niveau maîtrise requis Savoir être: Avoir le sens des relations humaines, niveau maîtrise requis Savoir s'adapter, niveau maîtrise requis Savoir communiquer, niveau maîtrise requis Vos perspectives : Evolution sur des missions similaires en préfecture de département ou dans d’autres services de l’État. Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Catégorie : Catégorie C (employé) Télétravail : Non Management : Non Statut du poste : Vacant à partir du 01/01/2027 Fondement juridique : Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4). Conditions particulières d’exercice Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Le pôle secrétariat doit prendre les initiatives et mesures utiles en temps réel permettant de dispenser le corps préfectoral des contraintes logistiques et des sollicitations multiples afin de lui permettre d’assurer son activité au quotidien. Discrétion, aisance relationnelle Disponibilité : l'organisation en pôle repose sur une amplitude horaire totale de 8h00 à 19h00, pour laquelle une présence est assurée de manière continue, en trois plages horaires différentes à répartir au sein des agents du pôle. Les plages sont adaptées en cas d'absence au sein du pôle (congés ou arrêts maladie) Informations complémentaires Durée sur le poste : 3 à 5 ans Service d'affectation: Préfecture de la Savoie Bureau du cabinet Qui contacter: - Charline FABREGUES, cheffe du bureau du cabinet, , - Marie WENCKER, directrice de cabinet, , Liste des pièces pour candidater en cliquant sur Postuler : CV, lettre de motivation et formulaire unique de demande de mobilité Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf Information logement social : Les fonctionnaires titulaires dont les ressources permettent de prétendre à un logement social peuvent s'inscrire auprès du Service Logement de la DDETSPP pour demander un logement social réservé aux fonctionnaires à Au préalable, une demande de logement social doit être active et enregistrée dans notre département via la plateforme gouvernementale https://www.demande-logement-social.gouv.fr/index De plus, si votre conjoint est salarié du secteur privé, vous pouvez peut-être bénéficier d’un logement social via Action Logement https://al-in.fr/#/deco Informations complémentaires: