Assistant de direction du Directeur de Cabinet

Référence : 26.37 Cotation : B1 Assistant DGA et Cabinet Catégorie B Rédacteurs territoriaux Thématique Gestion administrative Pôle Cabinet du Président Votre pôle/direction Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant : - de beaux projets pour construire l’avenir du Département - d’un cadre de travail moderne et propice au bien être - d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso - d’une politique salariale attractive - d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer - d’un soutien à la parentalité Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ? Votre rôle Au sein du Cabinet, vous apportez un appui organisationnel et administratif au secrétariat du Directeur de cabinet, sous la coordination de l’assistante principale. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du Cabinet et à la qualité des relations avec ses différents interlocuteurs. Vos missions Accueil et relations avec les interlocuteurs : vous assurez l’accueil physique et téléphonique du secrétariat, en adaptant votre communication à la diversité des interlocuteurs (élus, services internes, partenaires institutionnels, usagers). Gestion du courrier et des sollicitations : vous traitez, enregistrez et diffusez le courrier entrant et sortant via le logiciel Flower. Selon les situations, vous préparez des accusés de réception, des projets de réponse ou orientez les demandes vers les interlocuteurs compétents. Suivi administratif et appui rédactionnel : vous assurez la relecture et le suivi des parapheurs. Vous rédigez ponctuellement des notes de synthèse à partir des éléments transmis par les services. Gestion des contacts et de l’information : Vous recherchez des informations et veillez à la mise à jour régulière des fichiers de contacts institutionnels (cabinets de mairies, conseils départementaux, régionaux, ministères, etc.). Organisation logistique et événementielle : vous participez à l’organisation des événements protocolaires (remises de médailles, départs en retraite) en lien avec les services concernés : préparation des supports d’invitation et suivi des réponses. Vous assurez également la gestion des réservations des salles de réunion relevant du Cabinet du Président. Conditions et contraintes d’exercice du poste : travail en binôme, disponibilité et souplesse dans les horaires. Horaires de nuit, travail le week-end et jours fériés : uniquement lors des soirées électorales. Profil Le poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux titulaires (mutation, détachement, liste d’aptitude) ainsi qu’aux agents contractuels, conformément aux dispositions en vigueur, titulaires a minima d’un diplôme de niveau baccalauréat. Le ou la candidat(e) devra disposer d’une bonne connaissance de l’environnement administratif et institutionnel et d’une maîtrise des procédures administratives. Savoir-faire (compétences opérationnelles) : Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique, adaptées à des interlocuteurs variés et institutionnels Assurer la gestion, la diffusion et la bonne orientation de l’information Organiser son activité avec méthode, gérer les priorités et anticiper les échéances Rédiger des écrits professionnels de qualité (courriers, notes, synthèses) Concevoir et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord, suivi d’activité) Assurer le classement et l’archivage des documents Travailler en transversalité avec les différents interlocuteurs (assistantes, services, partenaires) Savoir-être (compétences comportementales) : Faire preuve de discrétion et respecter strictement la confidentialité Adopter une posture professionnelle garantissant l’image du Président et du Cabinet Faire preuve de diplomatie dans les relations professionnelles Réactivité et disponibilité Faire preuve d’adaptabilité et de capacité à gérer des situations variées S’investir avec rigueur et sens du service public Faire preuve d’autonomie dans l’organisation de son travail Connaissances et outils : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Aisance dans l’usage d’Internet et des outils numériques Connaissance des règles de gestion administrative et des circuits de traitement de l’information (appréciée) VOTRE LIEU DE TRAVAIL À Paris-La Défense, l’hôtel du Département est le siège administratif du conseil départemental. Situé dans un quartier dynamique, il offre des espaces de travail modernes et modulables pour favoriser transversalité et convivialité. L’hôtel du département est accessible par différentes lignes de transports et offre des possibilités de parking. Adresse : 57 rue des longues raies, 92000 Nanterre POURQUOI NOUS REJOINDRE ? Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :