Assistant de gestion administrative (H/F)

Descriptif du poste : Vous réaliserez des missions relevant de l'administration générale d'une part (accueil physique et téléphonique de la Direction, réalisation de travaux bureautiques enregistrement du courrier « arrivée », gestion comptable des commandes passées par la direction, gestion de stocks, suivi de plusieurs prestataires de service intervenant sur 2 bâtiments) et des missions relevant des instances d'autre part. Missions : Accueil physique et téléphonique de la direction - Accueillir, identifier et orienter les visiteurs vers le bon interlocuteur ou service. - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels Réalisation de travaux bureautiques - Aider si nécessaire à la mise en forme et à l'envoi de documents pour la direction - Organiser le classement et la préparation à l'archivage de documents Gestion du courrier - Gérer les courriers et mails arrivés : ouverture, enregistrement dans le tableau de suivi, scan et copies - Envoyer les courriers aux Vice-Présidents, - Gérer le chrono courrier départ : classement chronologique et préparation de l'archivage Gestion des stocks et du matériel à disposition des directions - Gérer le stock de matériel et fournitures : inventaire, préparation et suivi des commandes pour les directions du siège et de la passerelle, relance des fournisseurs, - S'assurer des crédits sur les lignes budgétaires pour passer les commandes, - Réceptionner, contrôler et ranger les livraisons de la direction, - Informer les directions lors de la réception de leurs livraisons et permanences pour distribution, - Tenir un planning de réservation du matériel géré par le Secrétariat Général, Gestion des réservations de salles de réunion et des véhicules - Être référente d'un progiciel de réservation (Geocontact) : création de comptes, mise à jour des équipements, assistance aux utilisateurs Gestion des bâtiments du siège et de la Passerelle (autre bâtiment sur Crolles également) - Assurer le lien avec l'ensemble des prestataires intervenant sur le bâtiment et assurer la bonne exécution des prestations : - Nettoyage - Toners usagers - Accueil - Être référente du bâtiment accueillant le siège administratif et la passerelle : - Programmation des interventions récurrentes (nettoyage des fenêtres.), - Centralisation des demandes ponctuelles d'intervention pour les espaces communs et transmission aux services techniques, - Tenir à jour le panneau d'affichage officiel, Gestion de l'exécution comptable pour la direction, la direction générale et le Cabinet - Réaliser les engagements, - Viser le service fait Gestion des instances communautaires (en binôme avec l'assistante de direction et sous la supervision de la juriste chargée des assemblées) - Réserver la salle, le traiteur et le vigil, - Réceptionner et enregistrer les délibérations originales, - Élaborer l'ordre du jour à partir des titres des délibérations et constituer le dossier de projets de délibérations, - Enregistrer les délibérations finalisées dans un progiciel dénommé Act Office - Aider à l'installation du conseil communautaire et y assister à raison d'un conseil sur deux) : tenu de la feuille d'émargement, enregistrement des votes, . - Gestion du post conseil : - Mettre en forme et éditer les délibérations, - Scanner l'ensemble des délibérations signées, - Télétransmettre les délibérations au contrôle de légalité en cas de besoin, - Mettre en forme le procès-verbal du conseil à partir d'un document produit par un prestataire qui convertit le fichier audio en un écrit et assurer une relecture relative à la forme.