Assistant.e Administratif.ve de Direction

Qui sont Les Jardins d’Arcadie ? Déjà solidement implanté avec plus de 115 résidences services seniors réparties sur l’ensemble du territoire français, représentant plus de 11 000 appartements. Le groupe génère plus de 150 millions d'€ de chiffre d’affaires et s’appuie sur l’engagement de plus de 1 300 collaborateurs. Acteur majeur du secteur des Résidences Services Seniors, le Groupe poursuit son développement, porté par une croissance à la fois organique et externe. Implantées en cœur de ville afin de favoriser l’autonomie et la vie sociale des seniors, nos résidences prennent place au sein de bâtiments à forte valeur patrimoniale, soigneusement rénovés pour garantir confort, sécurité et qualité de vie aux résidents. Chez Les Jardins d'Arcadie, le métier d'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est un pilier pour la direction en place et a un rôle important auprès des résidents et des familles. L'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est pleinement impliqué.e dans la la gestion opérationnelle et RH quotidienne. Vos missions seront les suivantes : 1. Assistance à la direction : - Assure le secrétariat de direction, courrier, compte-rendu mail, gestion de l'agenda - Participe à la préparation des réunions internes externes et en rédige les comptes-rendus - Gère les documents administratifs et les dossiers confidentiels - Assure le remplacement de la directrice dans un management fonctionnel durant ses absences - Assure une hiérarchie fonctionnelle sur les agents d’accueil, veilleurs, et AASH week-end 2. Accueil et relation avec les résidents : - Accueille les résidents, familles, visiteurs, prestataires avec professionnalisme - Gère les appels téléphoniques et répond aux demandes courantes 3. Gestion administrative. : - Suit les dossiers des résidents entrées sorties, contrats, documents légaux - Réalise la facturation, fait le suivi des paiements et les relances, en lien avec la directrice et le service comptable - Met à jour les bases de données et tableaux de bord internes - Suit les dossiers administratifs des salariés et les visites de médecine du travail - Suit les plannings des salariés, les demandes d’absence - Propose les remplacements 4. Support logistique : - Suit les commandes de matériel et services auprès des fournisseurs - Participe à l'organisation d'événements, animation, réunions d'information, etc. - Gère la correspondance avec les prestataires et partenaires de santé, de loisirs, de restauration 5. Conformité réglementaire : - Contribue au respect des normes légales et réglementaires, RGPD hygiène, sécurité - Archive les documents selon les procédures en vigueur Profil : Le poste d'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est accessible à partir d’un diplôme de niveau Bac +2 minimum en gestion d'entreprise, secrétariat ou assistanat. Idéalement, vous justifiez d'une première expérience dans le secteur médico-social, hôtellerie, ou en résidence services seniors. Compétences requises : 1. Compétences techniques : - Maîtrise des outils bureautiques, Word, Excel, Outlook, teams. PowerPoint - Maîtrise du français écrit et oral impératif - Connaissance des règles de gestion administrative - Utilise des logiciels métier (Gestion des résidents, facturation (Resalys, Mesalia, Hubspot, etc.) 2. Compétences organisationnelles : - Sens de l'organisation et rigueur - Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle - Discrétion et respect de la confidentialité 3. Compétences relationnelles : - Ecoute et communication - Patience, empathie et bienveillance envers les personnes âgées - Esprit d'équipe, sens du service Nous vous offrons de belles conditions de travail : - La possibilité de rejoindre une équipe soudée et dynamique - Possibilité de manger sur place à un prix réduit - Prise en charge transport à 70% ou 100% si abonnement aux vélos électriques de la ville Vous vous reconnaissez dans cette description, alors n'hésitez plus, nous vous attendons ! #TeamJDA Prêt.e à relever le défi ? Rejoignez-nous :)