Assistant(e) Administratif(ve) et Chargé(e) d'Accueil F/H - VIVACY

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons une/un « Assistant(e) Administrative et Chargé(e) d'Accueil » pour notre site d'Archamps (Haute-Savoie) Sa mission principale est d'organiser l'accueil des visiteurs, de les renseigner et d'établir des liens entre acteurs internes et externes. Elle/il anime et organise les activités d'accueil et d'information (accueil physique et téléphonique, communication, organisation de réunions et évènements, planning des salles, déplacements, gestion des fournitures, etc.). Elle/il peut être amené à participer à des missions spécifiques, notamment lors d'organisations d'évènements, ou en support à des activités ponctuelles. Accueil / Communication : - Accueillir les personnes et identifier leur demande : - Renseigner les personnes, les orienter ou les accompagner vers l'interlocuteur, le service ou le lieu demandé - Gérer le standard téléphonique : - Prendre des appels, des messages - Orienter et filtrer les appels téléphoniques - Gérer l'attente en cas de saturation des postes - Contrôler l'accès et la circulation des visiteurs (registre des visiteurs, affectation et suivi des badges) - Actualiser les documentations publicitaires mises à disposition des visiteurs - Gérer l'affichage des communications internes dans les différents bâtiments Secrétariat : - Procéder à l'enregistrement, au tri et à l'affranchissement du courrier - Remettre le courrier aux personnes concernées - Gérer le fichier de suivi des courriers émis en LR/AR. - Assurer le suivi et l'archivage de dossiers administratifs (commandes/BL, factures, ...) Gestion/ Organisation : - Gérer les déplacements du personnel / des visiteurs - Commander et suivre les réservations des demandeurs internes ou externes (taxis, trains, avions, hôtels, restaurants, véhicules de location ou de société, ...) - Garantir le suivi, le réassort des : Fournitures bureautiques / Consommables photocopieuses / Boissons/ cafés - Gérer les salles de réunions : approvisionnement boissons, matériel, propreté et rangement - Commander les plateaux repas pour la Direction et les services demandeurs - Organiser des événements internes, contribuant aux Valeurs, à la vie du site et l'engagement des collaborateurs Missions Spécifiques - Soutien à l'assistante de Direction : organisation événements, archivage dossiers... - Soutien au service comptabilité : archivage de factures et documents divers - Cantine : suivi des réservations, vente tickets au personnel, envoi les plannings de réservation, affichage menus, suivi présence, communication avec Elior... - Suivi de la communication dans les salles (actualiser les Kakemonos, l'affichage, coffrets...)Formation initiale : Bac +2 (BTS, DUT) en assistanat administratif, tourisme ou gestion commerciale. Expérience : Expérience de 3 à 5 ans sur une fonction d'accueil de clients ou visiteurs, ou domaine administratif, commercial. Connaissances (savoirs) : - Outils informatiques (Office 365), fonctionnalités du standard téléphonique + machine à affranchir - Techniques de communication et d'accueil - Techniques administratives : rédaction, classement et archivage - Travail dans un environnement à forte culture réglementaire/Qualité Compétences requises (savoir-faire) - Accueillir et orienter des personnes, des groupes - Discerner les informations confidentielles (interne/ externe) - Travailler en équipe, en collaboration avec d'autres services - Utiliser les outils bureautiques - Anglais professionnel Qualités personnelles (savoir-être) - Bonne présentation - Goût du contact et aptitude à communiquer (oral/écrit) - Proactivité, être force de proposition - Organisation, rigueur, ponctualité, polyvalence, réactivité - Sens aigu de la confidentialité, discrétion