Assistant(e) de direction-Assemblées-Elections-Communications - MAIRIE ST XANDRE

Vos missions MISSION GENERALE Assurer le Secrétariat de direction : secrétariat de la Maire et du DGS, secrétariat de l’assemblée, tenue des registres… et organiser les élections ACTIVITES - Préparation et suivi du Conseil municipal - Rédige des rapports pour le Conseil municipal - Etablit l’ordre du jour et coordonne les services pour la rédaction des rapports - Rédige la convocation et constitue le dossier du conseil municipal, les envoie aux élus, s’assure du quorum - Rédige les procès-verbaux et les extraits de délibérations à transmettre au Contrôle de Légalité, puis les diffuse auprès des services ou des partenaires extérieurs - Procède aux affichages réglementaires - Supervise l’installation matérielle de la salle vue du Conseil municipal - Assiste aux séances du Conseil municipal - Rédige les délibérations - Tenue des registres - Tient à jour le registre du Conseil municipal - Tient à jour le registre des Arrêtés du Maire - Tient à jour le registre de la Commission de Sécurité des ERP - Secrétariat de direction - Rédige des courriers pour le Maire et pour les Adjoints selon leurs consignes - Rédige des courriers pour le Directeur Général des Services - Courrier - Ouvre et enregistre le courrier reçu quotidiennement et le remet au DGS - Supervise l’enregistrement du courrier envoyé - Gestion du courrier (relations La Poste, suivi de l’affranchissement, procédures …) Elections : - Effectue la mise jour des listes électorales - Organise les scrutins dans le respect de la législation en vigueur - Participe aux opérations de désignation des jurés d’assise - Assure le secrétariat de la Commission de Contrôle des Listes Electorales Protocole et cérémonies patriotiques - Prépare les réceptions officielles (au nom du maire ou de la municipalité) qui se tiennent en Mairie, dont les Vœux au personnel - Prépare les cérémonies patriotiques en relation avec le Maire-Adjoint délégué Communication - Suivi du plan de communication - Respect des délais - Conception de documents de communication Profil recherché COMPETENCES Connaissance du fonctionnement et de l’environnement de la collectivité. Maitrise du fonctionnement des assemblées, connaissance de la législation et de la règlementation, Compétences en communication confirmée Maîtrise des outils informatique et bureautique et maîtrise des règles de rédaction administrative ainsi que des outils de communication. Rigueur, efficacité Savoir travailler en transversalité Avoir le sens des relations humaines Discrétion professionnelle et devoir de réserve Sens du service public AUTRES CARACTERISTIQUES DU POSTE Relations En interne Maire, les élus, DGS et les autres services de la collectivité. En externe échanges avec les acteurs de partenaires institutionnels CDA Préfecture, La Poste, autres communes… Horaires fixes mais adaptabilité en fonction des obligations liées à la fonction et des pics d’activités (conseils municipaux, élections.) Gestion simultanée de différents dossiers Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire) Expérience souhaitée : confirmé Management : Non Statut du poste : Vacant à partir du 01/01/2027 Fondement juridique : Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Conditions particulières d’exercice Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur Qui sommes-nous ? La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire. La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires. Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants. Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité. Informations complémentaires CV+lettre de motivation requis Pour les candidats fonctionnaires joindre le dernier arrêté de situation ainsi que le dernier bulletin de salaire.