Assistant(e) de gestion – service administratif - CAISSE DES ÉCOLES DE SAINT PAUL

Vos missions L’assistant(e) de gestion administrative assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il (elle) fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et assure le suivi administratif du service. Activités principales - Accueil téléphonique et physique - Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants - Effectuer les relances téléphoniques (phoning) - Relever et transmettre les messages - Enregistrer les demandes d’intervention des différents services - Traitement et suivi administratif - Enregistrer le courrier départ/arrivé : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir - Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion) - Mettre à la signature - Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion - Classer, archiver les documents - Reprographier - Préparer, enregistrer des bons de commande - Enregistrer et ventiler des factures - Traitement et suivi des dossiers spécifiques - Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces - Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures…) - Alimenter et actualiser les tableaux de bord - Suivi administratif des personnels - Tenir à jour les plannings de congés du service - Transmettre pour validation hiérarchique et DRH - Gestion et conduite de projets - Déploiement d’une plateforme d’échange collaborative entre les écoles et la direction de d’éducation - Projets transversaux - Projets culturels, sportifs, environnementaux Activités spécifiques - Gestion et suivi des commandes des écoles - Élaboration des plannings des livraisons de commande - Mise en place et suivi d’outils de suivi type tableaux de bords - Commande publique - Commandes des écoles / caisse des écoles - Commande de rentrée des écoles - Projet des écoles - Classes de découvertes - Gestion administrative - Rédaction de compte-rendu - Participation à des réunions de travail avec les membres de la communauté éducative - Rédaction de courriers - Veille juridique - Gestion de site - Gestion planning de réservation des salles de formation, et de réunion - Contrôle des entrées et sorties du site - supervision nettoyage et entretien du site Profil recherché Savoir - Connaissances solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers - Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service - Connaissance de la collectivité - Technique de secrétariat - Technique de prise de notes - Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, libre office, Internet, Intranet, …) - Maîtrise des logiciels spécifiques Savoir-faire - Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité - Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative - Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques - Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus Savoir être - Capacités rédactionnelles - Rigueur - Sens de l’organisation - Sens de la communication et du relationnel - Faire preuve de diplomatie - Respecter la confidentialité - Réactivité - Sens de l’initiative - Polyvalente - Dynamisme - Motivation Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Catégorie : Catégorie C (employé) Management : Non Statut du poste : Vacant à partir du 15/01/2027 Fondement juridique : Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Conditions particulières d’exercice Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif Informations complémentaires Cette vacance d'emploi est ouverte sur 2 postes similaires Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Président - par mail à au plus tard le 30/11/2026 . Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.