Assistant(e) du Directeur Général des Services

https://inrecruitingfr.intervieweb.it/grandchalon/jobs/un-assitante-du-directeur-general-des-services-145467/fr/ https://inrecruitingfr.intervieweb.it/grandchalon/jobs/un-assitante-du-directeur-general-des-services-145467/fr/ Copier Description de l'entreprise Ville d’Art et d’Histoire 46000 habitants Centre Universitaire Second pôle économique de Bourgogne Ville centre d’une agglomération de 117 000 habitants Offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé Poste 📢 Vous a ssurez l’assistance administrative, organisationnelle et logistique auprès du Directeur Général des Services (DGS) et du Comité de Direction, en garantissant la bonne circulation de l’information et le bon fonctionnement des activités de la Direction. Prise de poste prévue début d'année 2027 🎯 Vos missions 📋 Gestion Administrative et communication : - Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone) - Identification et hiérarchisation des priorités - Rédaction et mise en forme de documents administratifs - Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok. 🕒 Organisation et gestion de l’agenda : - Gestion de l’agenda du DGS - Planification, organisation et suivi des rendez-vous et réunions - Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes) - Organisation des déplacements du DGS et du Comité de Direction. 🤝 Appui au instances de Direction : - Préparer des dossiers pour les réunions et rendez-vous - Elaboration des ordres du jour - Participation aux réunions du Comité de Direction - Rédaction des comptes rendus - Organisation des dossiers pour les comités exécutifs et stratégiques en l’absence de l’assistante du Secrétaire Général. 🤝 Interface et coordination : - Interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes - Accueil des rendez-vous - Coordination avec les services et partenaires 📋 Suivi administratifs et outils de gestion : - Elaboration et suivi des plannings et congés (via logiciel Incovar) - Mise en place et suivi de tableaux de bord - Classement et archivage des documents (papier et numérique) 🔧 Gestion spécifique et logistique : - Traitement des avis de contraventions des collectivités - Suivi des attributions de badges et cartes de stationnement - Gestion des télécommandes de parking (Hôtel d’agglomération) - Suivi des contrats et des facturations liés aux dossiers du DGS - Gestion des fournitures administratives de la Direction - Référente logiciel Kolok, Incovar et registre santé sécurité au travail. Profil 🌟 Le profil que nous recherchons 💼 Savoir-faire : - Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers - Excellentes capacités rédactionnelles - Organisation, gestion des priorités - Suivi administratif rigoureux 👤Savoir – être : - Respect des valeurs du service public - Discrétion et confidentialité - Sens du relationnel - Réactivité et autonomie - Rigueur et sens de l’organisation 🎓 Un BTS Administratif obligatoire !! Une expérience dans l'assistanat ou le secrétariat, serait un réel plus. Autres informations - Recrutement selon s tatut de la fonction publique territoriale - Cadre d'emplois des rédacteurs ( catégorie B) - Fonctionnaire ou contractuel (CDD de 12 mois sur emploi permanent, renouvelable) - Congés payés dès la première année - Tickets restaurant - CNAS - Participation mutuelle - Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101 €)