Assistant-e en gestion administrative

Le LCF propose un CDD CNRS de 12 mois pour recruter un.e assistant.e (H/F) en gestion administrative pour assister le directeur de l'unité dans l'ensemble de ses activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines qui relèvent des deux tutelles principales de l’unité : le CNRS et l’IOGS dans le respect des techniques, des règles et des procédures des deux établissements. - Activités Assister, conseiller la direction dans ses fonctions Assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de l’unité Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services des différentes tutelles de l'unité Participer à l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire Suivre la gestion des crédits de l’unité, au CNRS (subvention d’état, dotation, contrat européens), à l’IOGS (dotation et ressources contractuels de type ANR ou industriels) et à l’Université Paris-Saclay Traitement des commandes : engagement sous Geslab, contrôle de la bonne réception des marchandises commandées, suivi de la liquidation des factures Collecter, contrôler et classer les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion Préparation et suivi des dossiers de recrutement (stagiaires, doctorants, ingénieurs et post-doctorants) sous CANOPE pour les CDD CNRS, en liaison avec le Service des Ressources Humaines de l’IOGS et de l’Université Paris-Saclay en fonction des sources de financements. Etablir les dossiers soumis au Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) pour les recrutés étrangers Assurer l'information des agents CNRS (logiciel Agate), UPSaclay et IOGS sur les procédures (congés, télétravail, autorisation d’absences…) Suivre l'évolution de la réglementation pour une mise en œuvre et diffusion au sein de l'unité - Compétences - Savoirs / Connaissances S'approprier les objectifs et projets du laboratoire S'approprier l'environnement de la Recherche, connaitre le fonctionnement de l’IOGS, du CNRS, de l’Université Paris-Saclay Savoir analyser les anomalies de gestion et leur apporter des solutions Assurer le suivi des dépenses et des recettes, établir des états et bilans financiers - Savoir-faire : Maîtriser les techniques de comptabilité générale, budgétaire et de gestion financière Savoir analyser les données comptables, budgétaires et financières courantes Connaissance générale des ressources humaines Savoir piloter, planifier ses activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting) Capacités rédactionnelles Savoir utiliser des logiciels de gestion financière (Geslab, Wecontrat) et humaine (Canopé) du CNRS Capacité d'adaptation aux contraintes de la recherche (variété des interlocuteurs, réactivité, ...) Capacité à expliquer et retranscrire les règles de la comptabilité générale, publique Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie Maitriser les outils bureautiques (word, excel, ...) Anglais : compréhension écrite et orale niveau B1 ; expression écrite et orale niveau B1 - Savoirs-être : Capacités d'organisation Rigueur et méthodologie Capacités à gérer les priorités Autonomie tout en sachant alerter et rendre compte de son activité à sa hiérarchie Sens du relationnel et du travail en équipe Contact : Patrick GEORGES (patrick.georges (at) institutoptique.fr)