Assistant technico-administrative (H/F)

Appui technico-administratif à la production des études ferroviaires, avec suivi documentaire, administratif et logistique. La mission vise à fiabiliser les dossiers, les échéances et la diffusion des études. CONTEXTE - Activités de production d'études ferroviaires - Besoin d'un appui technico-administratif pour accompagner les équipes - Objectif de faciliter le fonctionnement du groupe, de fiabiliser le suivi des dossiers et de contribuer au respect des échéances de production et de diffusion des études MISSIONS - Gestion administrative et suivi des commandes - Assurer le suivi des commandes de fournitures et consommables nécessaires au fonctionnement du groupe - Recueillir les besoins auprès des collaborateurs et suivre les demandes d'approvisionnement - Suivre les commandes en cours, les livraisons et les éventuelles relances - Tenir à jour les tableaux de suivi administratif - Assurer le suivi des EPI selon les procédures et outils applicables au groupe - Gestion documentaire et reprographie - Assurer l'interface entre les équipes de production d'études et le service de reprographie - Centraliser et transmettre les demandes de reproduction documentaire - Suivre les demandes de reprographie et veiller au respect des délais de mise à disposition - Vérifier la complétude des collections de documents d'études - Contrôler la cohérence des indices de révision des documents constituant les collections - Identifier et signaler les documents manquants, les doublons et les incohérences d'indices - Organiser le classement, l'archivage et la mise à disposition des dossiers d'études - Participer au suivi des transmissions et diffusions documentaires - Appui à l'organisation du groupe - Organiser les réunions et assurer la réservation des salles - Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions - Assurer, selon les besoins, la rédaction et la diffusion des comptes rendus - Suivre les actions décidées en réunion et relancer les interlocuteurs concernés - Faciliter la circulation des informations entre les différents collaborateurs du groupe - Apporter un soutien administratif ponctuel aux responsables et aux équipes techniques - Suivi de l'activité et reporting - Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des activités administratives et documentaires - Assurer le reporting des commandes, demandes de reprographie et dossiers en cours - Suivre les échéances et alerter sur les retards ou les points bloquants - Préparer des synthèses régulières à destination du responsable du groupe - Contribuer à l'amélioration et à la fiabilisation des outils de suivi