Assistante administrative - MAIRIE DE SAINT-OMER

Vos missions Aider le Responsable en assurant la gestion opérationnelle des procédures de marchés publics et la gestion globale des contrats (cahier des charges, procédure, aspect financier, traitement et suivi, etc.) Contribuer à la continuité du service dans le respect des échéances réglementaires et contractuelles Assurer un rôle de relais auprès des services de la Ville et des prestataires Assurer le secrétariat Engager la commande publique de la Ville (saisie informatique des bons de commande et suivi – en relais avec la personne en charge de cette mission) Gérer et suivre la nomenclature des dépenses Dimension humaine: Posséder un esprit d’équipe Disposer d’un savoir faire et savoir être par rapport aux contacts réguliers (physique et téléphonique) avec des professionnels, d’autres services municipaux, des élus et la hiérarchie (accueillir, renseigner, s’adapter, recevoir des représentants, filtrer, communiquer, etc.) Faire preuve d’autonomie, de confidentialité, de rigueur, d’initiative, d’organisation Faire circuler l’information Etre disponible (horaire variable lors des remises de plis ou de dossiers à boucler) Dimension environnementale: Entretenir des relations externes vers les professionnels, les échanges avec d’autres collectivités, des institutions, les usagers (assurances) Entretenir des relations internes avec les élus, les services, la hiérarchie Planifier et gérer les CAO Dimension technique: Maîtriser l’outil informatique et la bureautique ; internet, téléphone, photocopieur, matériel divers de bureau, logiciel, etc. Maîtriser les aspects réglementaires des marchés publics et achats (code, ccag, etc.) et des finances locales Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales Avoir des notions relatives à l’exécution financières des marchés publics Rédiger des notes et courriers Engager la commande publique de la Ville (Saisie des bons de commandes et suivi) Elaborer, mettre en forme et gérer des dossiers, cahiers des charges, courriers, etc. Gérer le fichier fournisseurs et catalogues Gérer et suivre les assurances Dimension économique: Respecter les orientations (projets, budget, procédure, délais, etc.) Acheter juste (négocier, etc.) Suivre le budget communal Recenser les besoins annuels Mettre en œuvre les procédures adéquates Respecter les délais de procédure et de paiement Mesurer les dépenses (suivi de consommation, etc.) Suivre les procédures de marchés et Commission d’Appel d’Offres Organiser son temps Planifier le travail (procédures, analyses, etc.) Profil recherché Exercer un travail de bureau Horaires variables en fonction des remises de plis, de dossiers à boucler Les erreurs d’exécution peuvent avoir des incidences (illégalité/contentieux au niveau des marchés publics par exemple) Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Catégorie : Catégorie C (employé) Statut du poste : Vacant à partir du 01/01/2027 Fondement juridique : Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle. Conditions particulières d’exercice Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe Qui sommes-nous ? La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire. La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires. Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants. Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité. Informations complémentaires Candidature à adresser à Monsieur Le Maire Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.