Chargé.e de procédures de scolarité H/F

RESPONSABILITÉS : L'université de Reims Champagne-Ardenne recrutement un.e chargé.e de procédures de scolarité au sein de la direction des études et de la vie universitaire service des enseignements et de la scolarité. Activités principales : Gestion centralisée et suivi des dossiers de scolarité : - Instruire et suivre les recours gracieux relatifs aux candidatures, aux inscriptions et à la scolarité des étudiants, en veillant au respect des délais, du calendrier et des procédures réglementaires - Rédiger les réponses et les décisions, en lien avec les composantes et les services concernés - Assurer la traçabilité des dossiers et produire des bilans ou des indicateurs de suivi à destination de la direction Harmonisation et pilotage des procédures de scolarité : - Coordonner les travaux d'harmonisation des procédures de scolarité entre les composantes et les services - Assurer la coordination du suivi et de l'application des procédures (avec les scolarités, au sein du service et avec les partenaires extérieurs) - Identifier les écarts de pratiques et proposer des solutions d'harmonisation et de simplification Rédaction et documentation de référence : - Participer à la rédaction du Guide des procédures, du règlement des études et de tout document de cadrage émanant du SES - Coordonner la rédaction et la mise à jour des documents et supports de communication de référence (fiches procédures, mémentos, pages du site internet, etc.) - Veiller à la cohérence, à la lisibilité et à la diffusion de ces documents auprès des publics concernés Expertise et conseil réglementaire : - Assurer le rôle de référent réglementaire sur les questions de scolarité auprès des composantes - Effectuer une veille juridique et réglementaire et en assurer la diffusion - Conseiller et accompagner les équipes dans l'application de la réglementation et dans le traitement des situations complexes Animation et amélioration continue : - Organiser et animer des groupes de travail sur des thématiques spécifiques - Contribuer à l'amélioration continue des pratiques et des outils de scolarité Activités associées : - Accueillir et orienter les différents usagers - Accueil physique et téléphonique - Travailler en collaboration avec les services scolarité des composantes - Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité dans le cadre de ses missions - Mettre en œuvre les procédures de gestion administrative PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances - Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou gestion administrative - Connaissance générale des statuts, règlements et procédures relatives à la gestion de la scolarité - Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires - Connaître les circuits de circulation des documents entre les différents services et responsables Savoir-faire - Maîtrise de l'environnement bureautique et des outils informatiques de scolarité (APOGEE) - Maîtrise des techniques de communication (courriers, téléphone, courriers électroniques - Maîtrise de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la Recherche Savoir-être - Discrétion - Sens du contact - Diplomatie Conditions : Poste de catégorie A ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels CDD à pourvoir dès que possible pour une durée de 1 an, renouvelable Date limite de dépôt de candidature : 11/12/2026