Gestionnaire administratif H/F

RESPONSABILITÉS : Contexte : Dans le cadre d'un remplacement permanent, l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un gestionnaire administratif au sein de l'Institut de Droit et d'Économie des Affaires de la Faculté de Droit. Missions principales : Accueil, information et orientation du public. Gestion administrative et gestion de scolarité de participants relevant du statut de la formation initiale et de la formation continue Secrétariat : - Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail de l'IDEA Gestion administrative des dossiers de formation initiale et de formation continue : - Assurer l'établissement et le suivi des conventions de formation professionnelle de l'IDEA - Gérer les feuilles d'émargement et les justificatifs divers de la Formation Continue - Établir un suivi d'assiduité des participants en formation continue (attestation de présence mensuelle,) - Assurer le suivi des attestations de présence mensuelle des formations en alternance - Éditer les attestations de fin de formation et certificat de réalisation (FA et FC) - Assurer le suivi de financement des auditeurs en FC (CPF,transition Pro,...) - Assurer le suivi de la facturation des conventions professionnelles de l'IDEA - Gérer les emplois du temps de la Formation Continue (planning, réservation de salle, convocations, examens,etc...). Gestion des dossiers d'inscription en première et deuxième année de Master : - Master 1 et 2 Droit approfondi des affaires en formation initiale Gestion de la scolarité des masters : - Master 2 Droit approfondi des affaires en formation initiale - Master 2 droit des affaires et fiscalité/DJCE -FC - Master 2 droit social et relations du travail-FC Gestion de la promotion de l'alternance : - Recenser les preuves demandées pour répondre aux différentes démarches qualité initiées par l'établissement, Assurer le suivi des alternants de l'ensemble des étudiants de l'IDEA sur la plateforme StudeA : - Gestion courante des livrets (relance des questionnaires et visite en entreprise auprès des tuteurs pédagogiques et étudiants,...). PROFIL RECHERCHÉ : Savoir- faire : - Écrire un français parfait et sans faute, capacité d'expression orale - Compétences organisationnelles et rigueur, - Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant en temps réel à l'hétérogénéité des demandes, - Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail - Une certaine polyvalence est requise afin d'assurer la continuité de service en cas d'absence d'un collègue Savoir-être : - Qualités relationnelles - Aptitude rédactionnelle - Sens du service public et de la relation client - Capacité d'écoute - Esprit d'équipe - Réactivité et adaptabilité Diplôme(s) souhaité(s) : Bac Expérience souhaitée : Expérience en gestion administrative, expérience professionnelle dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche Connaissance et outils : - Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs. - Connaissance globale de l'offre de formation de la faculté de droit, - Maîtrise des outils informatiques inhérents à la scolarité et à la gestion. Conditions particulière d'exercice : - Présence aux évènements ayant lieu parfois le soir dans le cadre des manifestations de l'IDEA. Service recruteur : Faculté de Droit - IDEA Localisation du poste : 18 rue Chevreul 69007 Lyon Date de prise de poste : dès que possible Temps de travail hebdomadaire : 37h05 Contrat et durée : 12 mois renouvelable Filière / Grade : Catégorie C Rémunération mensuelle brute : 1994€ + prime annuelle Le poste est ouvert aux personnels contractuels Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ? -Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un temps de travail à 100% - Télétravail jusqu'à 2.5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d'ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2.88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an) - Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours - Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle. - Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun - Participation de l'établissement à la complémentaire santé - Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an). - Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.