Gestionnaire administratif - Métropole Nice Côte d'Azur

Vos missions Vous rejoindrez la Direction déléguée du Protocole, chargée d’organiser et de veiller au bon déroulement des événements internationaux, nationaux et locaux auxquels participent la Ville de Nice et la Métropole Nice Côte d’Azur. Chaque jour, vous assurerez la gestion et la mise à jour des invitations protocolaires, leur envoi et leur suivi, ainsi que la programmation des envois automatisés et la gestion des outils d’invitation. - Vous gérerez et coordonnerez les fichiers protocolaires de la collectivité, notamment leur mise à jour, les recherches, leur conception et leur mise en œuvre, ainsi que leur suivi, leur supervision, leur exploitation et leur optimisation ; - Vous participerez à la définition et à la mise en œuvre du logiciel de gestion des invitations EUDONET ; - Vous assurerez la gestion des invitations, notamment l’envoi des invitations informatiques (mailings) en relation avec votre supérieur et les chefs de projets, la mise à jour des tableaux de retours et l’envoi des invitations par courrier à l’aide de la machine de mise sous pli ; - Vous assurerez également l’accueil téléphonique du pôle invitations de la Ville de Nice et de la Métropole Nice Côte d’Azur, ainsi que les relances lors des événements importants de la collectivité ; - Vous réaliserez la mise en forme et l’infographie des documents de la direction, notamment la création des invitations informatiques pour les mailings, l’établissement de tableaux Excel et Word, ainsi que la mise en forme de documents protocolaires (cavaliers, bandeaux de pupitres, etc.) ; - Vous participerez également aux réunions. Vous assurerez la gestion des cadeaux protocolaires, notamment le suivi des stocks, la formulation de propositions relatives aux demandes reçues de votre hiérarchie et la gestion des livraisons de commandes ; - Occasionnellement, vous participerez à la préparation et à l’organisation des manifestations protocolaires, à partir des agendas de M. le Maire-Président, des élus et de la collectivité ; - Vous évaluerez les besoins humains, matériels et financiers, effectuerez les repérages sur site et coordonnerez les interventions des services municipaux et des prestataires extérieurs ; - Vous assurerez la gestion des invitations en lien avec le pôle « envois protocolaires », ainsi que la coordination de la sonorisation et de la restauration ; - Vous assurerez la médiation entre le Cabinet, les services internes et les intervenants extérieurs ; - Vous veillerez au bon déroulement des manifestations, en contrôlant la mise en place, en coordonnant les intervenants, en gérant les imprévus et les problèmes techniques ; - Vous assurerez l’accueil et le placement des personnalités ainsi que la gestion et le suivi des stocks de boissons. Profil recherché Ce poste est fait pour vous si : - Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative ou secrétariat ; - Vous connaissez le fonctionnement de la collectivité, de ses institutions partenaires et des acteurs externes ; - Vous maîtrisez les procédures administratives et veillez au respect des délais ; - Vous savez recueillir, vérifier, organiser et transmettre des informations avec rigueur ; - Vous maîtrisez les logiciels bureautiques et les outils métiers ; - Vous savez analyser les demandes, hiérarchiser les priorités et distinguer l’urgent de l’important ; - Vous faites preuve d’organisation, de méthode, d’autonomie et d’initiative ; - Vous possédez un bon sens relationnel, savez écouter et communiquer et appréciez le travail en équipe ; - Vous faites preuve de disponibilité, de discrétion et respectez la confidentialité. Et c'est un vrai plus si : Vous justifiez idéalement d’une expérience en secrétariat et gestion administrative. Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative. Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Catégorie : Catégorie C (employé) Statut du poste : Vacant à partir du 01/01/2027 Fondement juridique : Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Conditions particulières d’exercice Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif Qui sommes-nous ? Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) sont des structures administratives permettant à plusieurs communes de se regrouper afin d’exercer ensemble certaines compétences. Il existe des EPCI à fiscalité propre et des EPCI sans fiscalité propre . L’objectif des structures intercommunales est de mutualiser les moyens, coordonner l’action publique et conduire des projets à une échelle plus pertinente que celle de la commune seule. Cela permet d’assurer une meilleure cohérence des politiques locales, de renforcer l’attractivité économique et résidentielle des territoires et de développer des services publics de proximité adaptés aux besoins. Sous l’effet d’un déploiement des structures intercommunales et des transferts progressifs de compétences des communes intervenus depuis 30 ans, une grande partie des grands services publics locaux et des équipements structurants relève désormais d’une gestion mutualisée à l’échelle des EPCI. Les EPCI à fiscalité propre (qui disposent de produits fiscaux) se composent de quatre catégories : - La communauté de communes : regroupe des communes d’un même bassin de vie. C’est la forme la plus répandue. Il en existe 987 et le seuil de création des communautés de communes est fixé à 15 000 habitants minimum. - La communauté d’agglomération : regroupe au moins 50 000 habitants, avec une ville centre de 15 000 habitants minimum. Il en existe 230. - La communauté urbaine : regroupe les agglomérations de plus de 250 000 habitants. Il en existe 14. - La métropole : créée pour les plus grands pôles urbains (au moins 400 000 habitants dans une aire urbaine de plus de 650 000 habitants). Il en existe 21. En 2023, la population moyenne par EPCI est en moyenne : - Dans les communautés de communes de 22 083 habitants - Dans les communautés d’agglomération de 106 441 habitants - Dans les communautés urbaines de 227 862 habitants - Dans les métropoles de 887 196 habitants. Les compétences d’un EPCI varient selon la catégorie, mais portent généralement sur des domaines stratégiques du quotidien et du développement des territoires. Selon sa catégorie, il exerce notamment des compétences obligatoires telles que le développement économique, l’aménagement de l’espace, la gestion des zones d’activités, la collecte et le traitement des déchets, l’équilibre de l’habitat, l’eau et l’assainissement, les transports publics et la mobilité, la politique de logement, ou encore la gestion des équipements sportifs et culturels. A côté des compétences obligatoires définies par le législateur pour chaque catégorie d’EPCI, d’autres compétences peuvent être volontairement transférées par les communes membres, ce qui donne à chaque EPCI un périmètre d’action spécifique, adapté aux réalités locales. Une métropole aura évidemment plus de missions et de compétences qu’une communauté de communes. Concernant les EPCI sans fiscalité propre, ils ont été créés pour gérer des compétences spécifiques et limitées (eau, déchets, etc.) par un groupement de communes, et sont financés par les contributions de ses membres, sans pouvoir lever d’impôt propre sur le territoire. Leur nombre est en baisse constante (on en dénombre 5282 en 2026), absorbé par les EPCI à fiscalité propre. Lorsque l’on parle d’EPCI sans spécifier la fiscalité, on parle d’ailleurs des EPCI à fiscalité propre. Il existe : - Les syndicats d’agglomération nouvelle (ne peuvent plus être créés, sont en voie d’extinction. 4 049 établissements au 01/01/2026) - Les syndicats de communes : SIVU (Syndicat intercommunal à vocation unique) et SIVOM (Syndicat intercommunal à vocation multiple). On en dénombre 1 233 au 01/01/2026 La gouvernance d’un EPCI repose sur un conseil communautaire ou syndical , composé d’élus issus des communes membres, et dirigé par un Président élu par le conseil communautaire. Celui-ci joue un rôle comparable à celui d’un Maire à l’échelle intercommunale : il prépare et exécute les décisions, pilote l’administration, représente l’EPCI et coordonne l’action des services. Les agents intercommunaux travaillent en lien étroit avec les communes, dans une logique de complémentarité et de coopération. Des commissions thématiques préparent les décisions, et les décisions prises au niveau intercommunal s’imposent aux communes membres dans les domaines de compétence transférés. Les EPCI se distinguent par leur grande diversité territoriale et fonctionnelle. Certains couvrent des territoires ruraux étendus, d’autres structurent de grands bassins de vie urbains ou métropolitains. Travailler au sein d’un EPCI, c’est s’inscrire dans une dynamique collective et stratégique. Les métiers y sont souvent spécialisés et tournés vers la conduite de projets, l’ingénierie territoriale et l’innovation publique. Les agents participent à des politiques structurantes, au service de plusieurs communes et de milliers d’habitants, tout en conservant un ancrage territorial fort. Informations complémentaires Vous retrouverez sur notre site internet https://recrutement.nicecotedazur.org ainsi que sur chaque site web de nos entités une présentation complète de notre activité, de nos projets et de l'ensemble des postes à pourvoir. Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site avec votre lettre de motivation et votre CV, à l'attention de : Monsieur le Président Direction Générale Adjointe Ressources Humaines Direction du Développement des Ressources Humaines Service Recrutement - GPEC Métropole Nice Côte d'Azur 3 rue Raoul Bosio 06364 NICE Cedex 4