Gestionnaire de scolarité H/F

RESPONSABILITÉS : L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e gestionnaire de scolarité au sein de l'UFR Pharmacie. Le/la gestionnaire a pour mission d'assurer les actes de gestion administrative depuis l'arrivée de l'étudiant à l'université à son départ dans la vie professionnelle, tout en passant par l'organisation de son emploi du temps et de ses examens. Les missions seront les suivantes : 1-Mettre en œuvre le processus d'inscription - participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d'inscription des étudiants, - assurer la gestion des dossiers de candidature, éditer et diffuser les cartes d'étudiant, - répondre aux sollicitations et travailler en collaboration avec les partenaires publics ou privés. 2-Préparer la rentrée universitaire : - organiser les emplois du temps avec le responsable du diplôme, - vérifier la concordance avec la maquette du diplôme, - envoyer le planning au service de gestion des salles, - gérer les annulations et les reports de cours, - informer les étudiants (affichage et bureau virtuel), inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques des étudiants, - répartir les étudiants dans les groupes, - participer à la réunion d'information. 3-Mission d'information auprès de ces étudiants - renseigner et conseiller les étudiants en les recevant au bureau, par téléphone, par courriel. - Assurer l'interface entre les étudiants et les enseignants : mettre en relation les uns et les autres, recueillir tous les travaux que les étudiants doivent remettre, les transmettre aux enseignants. 4-Gestion administrative - organiser et alimenter les bases de données, renseigner des indicateurs et des tableaux de bord selon les instructions reçues, - gérer la messagerie et les courriers, - gestion des stages et rédaction des conventions, - saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,), assurer la gestion des anomalies dans OMEGA. - Assurer le suivi des présences des étudiants tout au long de l'année - Organisation des examens et des jurys (semestre 1, 2 ainsi qu'une session de rattrapage), - Assurer la modélisation des structures et des modalités de contrôle sur le logiciel APOGEE - Mise à jour du site internet PROFIL RECHERCHÉ : Compétences : - Notions de base des études de pharmacie - Connaissance du système universitaire Rapidité d'exécution, réactivité - Rigueur indispensable dans l'application des textes officiels régissant le déroulement des études médicales - Autonomie dans l'organisation du travail (savoir hiérarchiser les priorités) Organisation et fiabilité - Grande disponibilité, bon relationnel, esprit d'équipe - Discrétion et confidentialité - Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone,..) - Utiliser les outils bureautiques (Maîtrise du pack Office, APOGEE, CELCAT, OMEGA) - Trier, hiérarchiser et classer les informations. - Travailler en équipe et en relation partenariale Contraintes particulières du poste : - Pics d'activité au moment des examens et des inscriptions, grande disponibilité - Diplomatie exigée vis-à-vis des étudiants et des enseignants - Grande autonomie tout en sachant rendre compte - Ponctualité, horaires accueil des étudiants à respecter -Gérer la confidentialité des informations et des données Type de recrutement Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels. CDD à pourvoir au 04/01/2027 et jusqu'au 31/08/2027, renouvelable Conditions salariales Rémunération selon expérience, régime indemnitaire pour les fonctionnaires (grilles propres à l'établissement) Date limite de réception des candidatures : 19/11/2026