Gestionnaire des assemblées

Vos missions Rattaché.e à la Direction du Conseil et des Affaires Juridiques et sous l’autorité du directeur du conseil et des affaires juridiques, vous êtes chargé.e de la gestion et du suivi du Conseil municipal. Vous êtes garant.e de l'exécution et du suivi des procédures et décisions administratives pour la préparation des assemblées délibérantes. En lien avec votre direction, vous devez planifier les dates de conseils en fonction du calendrier général de la collectivité et diffuser ces dates aux services et au public. Vous recevez les questions inscrites à l’ordre du jour du Conseil Municipal (CM) émises par les services et suivez la rédaction et l’adoption des délibérations inscrites à l’ordre du jour à l’aide du logiciel AIRSDELIB. Vous assurez la transmission des dossiers au Bureau Municipal, aux commissions et ainsi qu’au Conseil Municipal dans les délais règlementaires. Après le conseil municipal, vous gérez les dossiers en les envoyant au contrôle de légalité en préfecture, suivez les dossiers administratifs, obtienez les signatures des avenants, conventions et contrats, et répartissez les dossiers aux services concernés. Vous rédigez les procès-verbaux et assurez la mise en ligne et le suivi des conseils municipaux sur le site de la ville et l'Intranet, incluant les exposés, délibérations, ordre du jour et procès-verbaux. Vous assurez également : le traitement des actes administratifs de la collectivité (décisions, arrêtés, délibérations) la réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement des actes administratifs de la collectivité la télétransmission des actes en Préfecture l’archivage informatique et physique des actes la tenue des registres et des sommaires des actes la publication des actes sur le site Internet de la ville la publication de contenus dans l'intranet la transmission et communication des actes aux services l’administration du logiciel métier AirsDelib la gestion les droits des utilisateurs, les modèles, le workflow et la validation des documents. la gestion de l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel l'ouverture, la gestion et l'archivage des séances En complément, vous serez chargé.e de l’affichage administratif en lien avec vos missions, de la réception des appels téléphoniques, de la tenue du registre des recueils des actes administratifs, ainsi que du tri, du classement et de l’archivage des documents et des délibérations. Vous devez aussi faire preuve de polyvalence dans le service en fonction des besoins, tels que trier, enregistrer et répartir le courrier entrant par service ou direction, suivre les décisions et arrêtés du maire, et gérer le Bureau Municipal. Profil recherché Maîtriser les techniques de secrétariat. Utiliser les progiciels de gestion et les logiciels de bureautique Capacité à s’exprimer clairement et à reformuler une demande Capacité d'adaptation face à la diversité du public rencontré Bonnes connaissances du fonctionnement de la collectivité Élaborer des dossiers relatifs aux délibérations, décisions, et assurances. Suivre les processus d’élaboration et de validation des délibérations, décisions, et assurances. Gérer et actualiser une base d'informations. Vérifier la validité des informations traitées. Connaissances de l’administration générale Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale Sens de l'organisation, du travail en autonomie Très bonne qualités rédactionnelles Expérience réussie dans un poste similaire. Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux Poste permanent à temps complet (37h30) + participation aux Conseils municipaux en soirée, environ une fois par mois Lieu de travail : 2 rue de la Commune de Paris - 93300 Aubervilliers Discrétion professionnelle et obligation de réserve Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Catégorie : Catégorie C (employé) Management : Non Statut du poste : Vacant à partir du 29/12/2026 Fondement juridique : Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Conditions particulières d’exercice Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif Qui sommes-nous ? La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire. La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires. Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants. Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité. Informations complémentaires Envoyer votre CV et lettre de motivation Monsieur le Maire sur le lien suivant : https://aubervilliers.gestmax.fr/qrcode.php?z=https%3A%2F%2Faubervilliers.gestmax.fr%2Fapply%2F1011%2F5 Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.