Secrétaire à la Direction Générale (H/F)

RESPONSABILITÉS : Organisation du travail : - Poste à temps plein partagé sur 2 services - Direction Informatique - Direction Générale - 45 minutes de pause déjeuner - 25 jours de CA + 14 jours de RTT Activités - Missions à la Direction Générale : - Traitement courriers, mails, fax (réception, enregistrement, tri et diffusion) - Accueil physique et téléphonique : filtrage, orientation - Gestion des agendas du Directeur et de la Directrice de la stratégie (positionnement de rendez-vous ou des réunions) - Commande de prestations (repas, réservation véhicule, salles, reprographie, matériels...) - Traitement, préparation et mise en forme de courriers divers, dossiers, note de service et d'information, ordre de mission, avis de décès, remerciement, réclamation, demande de dossier médical - Classement et archivage papier et dématérialisé - Gestion du circuit des parapheurs - Publication des notes de service et notes d'information sur l'intranet - Tenue des plannings des congés pour le Directeur et les Directeurs-adjoints sur AGILETIME, édition des états compteurs et suivi du CET du Directeur - Suivi des tableaux de garde de direction, diffusion du directeur de garde auprès des services concernés tous les jeudis - Saisie du tableau de garde sur l'intranet - Enregistrement, archivage et diffusion des conventions après signature - Envoi des vœux selon liste préétablie et validée par le DG Relations professionnelles : - Le directeur Général - L'ensemble de l'équipe de Direction, les attachés d'administration hospitalière, les chefs de pôles - L'ARS, sa Délégation territoriale et les autres administrations - Les structures de soins publiques, privées - Les usagers, les associations PROFIL RECHERCHÉ : Niveau de formation et d'expérience : - BAC secrétariat obligatoire - BTS secrétariat recommandé - 2 années d'expérience professionnelle à minima. Savoir-faire et compétences attendus : - Polycompétences - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et la discrétion - Sens du relationnel et de la hiérarchie - Connaissance de l'établissement (fiabilité des informations) - Rigueur et rapidité dans l'exécution des tâches - Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Optimiser les plannings de travail, de rendez-vous, de visites - Travail en équipe Connaissances requises (description / degré) : - Accueil téléphonique - Secrétariat - Bureautique - Technologies de l'information et de la communication (NTIC) - Classement et archivage - Communication / relations interpersonnelles - Organisation et fonctionnement interne de l'établissement - Droit hospitalier - Droit de la fonction publique