Secrétaire pédagogique

L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique (F/H) au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD à temps complet. Au sein d'une équipe expérimentée de 3 personnes, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle scolarité de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes de formation initiale ou en alternance pour l'UFR Ingémédia. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes. Ce poste comprend également des missions transverses à la composante, essentielles pour son bon fonctionnement. Activités principales : En lien avec la gestion pédagogique - Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants. - Être l'interface entre les étudiants et les enseignants. - Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante. - Réaliser les inscriptions pédagogiques. - Assurer le suivi des aménagements d'études et d'examens. - Gérer les demandes d'attestations, relevés et documents administratifs. - Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning. - Suivre les dossiers de candidature et contrôle de leur recevabilité sur les applications dédiées - Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV. - Suivre les états de présences des étudiants et les commissions d’assiduité. - Collaborer à l'organisation des examens. - Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme. - Saisir les notes, éditer les PV de jurys. - Afficher les résultats et éditer les relevés de note. - Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, l’élaboration de contrats pédagogiques etc. - Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers. Missions transverses à l’UFR Ingémédia - Préparation et mise à jour des maquettes ; Contribution à l’élaboration de l’offre de formation et des règlements d’examens de la composante : vérification des modalités de contrôle, proposition de liens de correspondances, vérification des nouvelles maquettes - Référent administratif Relations Internationales pour la composante (en appui au référent RI enseignant) ; Gestion et vérification des dossiers d'admission des étudiants internationaux sous convention et des dossiers d'inscription administrative à l'université de ces étudiants internationaux ; Gestion de la campagne Campus France ; Bourse d’Excellence : gestion des demandes des étudiants, orientation des demandes vers les enseignants responsables - Référent Admission pour la composante ; Préparation/élaboration de l’ensemble des PV d’admission de la composante (niveau L et M), convocation des membres ; Préparation du calendrier des accès en collaboration avec le bureau des Admissions - Référent VAE - Élaboration des propositions d’arrêtés des membres de jurys et de commissions pédagogiques pour toutes les formations de l’UFR - Collaboration à l’élaboration du calendrier universitaire de la composante - Assurer un appui à l'événementiel de la composante Contraintes particulières : Pics d'activité prévisibles et réguliers; travail en open space Informations complémentaires : Catégorie et corps : C - Adjoint Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41 Structure d'affectation et localisation : DAS PI – Campus de Toulon Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1575 € Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l’université. Date de prise de fonctions souhaitée : 29/03/2027