Assistant administratif HSE

Vanheede Environment Group est l'une des premières entreprises de traitement des déchets au Benelux et dans le nord de la France. Depuis près de 70 ans, notre mission consiste à donner une seconde vie aux déchets, en tant que matière première et source d'énergie. Avec plus de 1 200 collaborateurs, plus de 400 camions et 50 000 conteneurs, nous proposons chaque jour des solutions innovantes et durables. Nous sommes répartis sur 15 sites en Belgique, en France et au Luxembourg. Outre une gamme très étoffée de services de collecte des déchets, nous nous sommes également spécialisés dans les méthodes innovantes de traitement et de valorisation des déchets. Chaque année, nous traitons 1.122.000 tonnes de déchets et nous réussissons à donner à 98,51 % de ces déchets, une application nouvelle et utile. Forts de notre passé et concentrés sur notre avenir, nous sommes pleinement engagés dans la croissance et l'innovation. Vanheede Environment Group réalise un chiffre d'affaires consolidé de 200 millions d'euro. http://www.vanheede.com Notre recherche Vous aimez l’organisation, la rigueur et les sujets liés à la sécurité et à l’environnement ? Vous souhaitez occuper une fonction polyvalente au cœur des enjeux HSE d’un site industriel ? Vous aimez coordonner, structurer les informations et veiller au respect des exigences réglementaires ? Rejoignez notre site de Billy-Berclau et contribuez activement à la prévention des risques, au suivi réglementaire et à l’amélioration continue de nos pratiques en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement. En lien étroit avec le responsable HSE et les différents services du site, vous assurez la gestion administrative des activités HSE. Grâce à votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre réactivité, vous veillez à la fiabilité des données, au respect des échéances et à la bonne circulation des informations. Vos missions : un rôle essentiel au quotidien 1. Assurer la gestion administrative HSE et le suivi réglementaire - Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents HSE, des registres réglementaires et des bases de données. - Assurer le suivi des FIP/CAP, des autodéclarations RED et des registres d’entrée et de sortie des déchets. - Veiller à la diffusion et à la mise à jour des procédures, consignes de sécurité et documents applicables. - Gérer les échéances réglementaires, anticiper les dates limites et effectuer les relances nécessaires. - Assurer le suivi administratif des vérifications générales périodiques (VGP) et des analyses environnementales : bruit, eaux et registres annuels des déchets. 2. Préparer les audits, inspections et contrôles réglementaires - Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux audits, inspections et contrôles réglementaires. - Contribuer à la préparation des inspections de la DREAL, des visites sécurité et des commissions de suivi de site. - Participer au suivi des contrôles réglementaires et assurer le classement des rapports de vérifications périodiques. - Mettre à jour les registres environnementaux et assurer le suivi administratif des actions issues des audits et inspections. - Apporter un soutien administratif au suivi des exigences réglementaires applicables aux installations classées pour la protection de l’environnement (ICPE). 3. Gérer les formations et les habilitations - Assurer le suivi administratif des formations réglementaires, des habilitations, des autorisations de conduite et de leurs renouvellements. - Suivre les échéances de validité et anticiper les besoins de recyclage. - Effectuer les relances auprès des services concernés afin de garantir la mise à jour des dossiers et le respect des échéances. 4. Piloter les indicateurs et les reportings HSE - Collecter, vérifier et consolider les données relatives à la sécurité et à l’environnement. - Mettre à jour les indicateurs HSE, notamment les taux de fréquence et de gravité (TF/TG). - Actualiser les tableaux de bord et assurer l’affichage hebdomadaire des indicateurs. - Préparer les reportings périodiques et contribuer au suivi des plans d’action HSE. 5. Assurer le suivi administratif des entreprises extérieures - Organiser le suivi administratif des plans de prévention, notamment leur planification annuelle et la préparation des documents nécessaires en amont des visites préalables sur le terrain réalisées par le responsable HSE. - Vérifier la complétude des dossiers des entreprises extérieures et des sous-traitants. - Contrôler la présence des documents obligatoires avant intervention et assurer les relances nécessaires. - Tenir à jour les bases documentaires des entreprises extérieures et faciliter l’accès aux informations requises. 6. Contribuer à la communication et au fonctionnement du service HSE - Préparer les supports des réunions sécurité et contribuer à la diffusion des informations HSE. - Réaliser et diffuser les affichages réglementaires auprès des différents services du site. - Assurer le suivi administratif des commandes HSE et coordonner les relances nécessaires. - Collaborer avec les équipes opérationnelles afin de garantir la disponibilité et la fiabilité des documents et informations HSE. Mission temporaire de quelques semaines !