Assistant.e de direction - FSEG (H/F)

RESPONSABILITÉS : L'assistant(e) accueille et prend en charge les usagers et autres publics. Assurer la gestion administrative: - Rédiger et mettre en forme courriers, rapports, comptes rendus et autres documents. Organiser et planifier les agendas (rendez-vous, réunions, événements). - Traiter les appels téléphoniques et e-mails en filtrant les priorités. Assurer un support RH ( dossiers transport/mutuelle) en lien avec la responsable administrative. - Classer et archiver les documents physiques et numériques. Organiser et coordonner les activités: - Préparer et participer les réunions (convocations, ordres du jour, documentation, prises de notes, rédaction des comptes rendus). - Superviser le suivi des dossiers administratifs et projets spécifiques. - Gérer les réservations de la salle de réunion. - Planifier et réserver les déplacements professionnels (transports, hébergements) du directeur et les prestations traiteur. - Collaborer avec les différents services pour sassurer de la bonne transmission des informations. Gérer l'accueil et la communication: - Accueillir et orienter les étudiants, enseignants, personnels et partenaires externes. - Assurer l'interface entre la direction et les différents interlocuteurs internes et externes. - Réceptionner, traiter et diffuser les informations et les communications auprès des interlocuteurs concernés. - Veiller à la qualité de l'accueil physique et téléphonique et à la transmission des demandes vers les services compétents. - Participer à la circulation de l'information et contribuer au bon fonctionnement de la direction. PROFIL RECHERCHÉ : Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) Rémunération selon la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation (ATRF) - Catégorie C et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1660 € et 1900 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière) Connaissances souhaitées : - Fonctionnement de l'Université Savoir-faire : - Maîtrise des outils bureautiques - Maîtrise des techniques de gestion administrative et des techniques de communication et d'information - Bonnes capacités rédactionnelles Savoir-être : - Rigueur, autonomie - Capacité à communiquer et à rendre compte. - Capacité à travailler en équipe. - Organiser efficacement les tâches pour gérer les priorités.