Attaché-e de direction

L’AFDAS recrute : Un(e) Attaché-e de direction (H/F) - Poste basé à Paris à pourvoir rapidement - Contrat à durée indéterminée - temps plein ✓ Votre rôle : En collaboration directe avec le Directeur Général et sous sa responsabilité, vous serez également en appui des différents membres du Comité Exécutif. Véritable personne de confiance, vous saurez organiser, gérer, coordonner et assurer le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder. En outre, vous serez aussi l’interlocuteur dédié auprès des administrateurs de l’AFDAS. ✓ Vos missions 1.Support administratif à la Direction générale : Préparation complète des instances de l’Afdas (Conseil d’administration, séances du bureau, séminaires des administrateurs, assemblée plénière, comités...). - Vous assurez un lien constant, facilité et qualitatif entre la Direction générale, le Bureau et les administrateurs. Vous êtes en relation directe avec les présidents des différents collèges de chacune des instances, pour tous les aspects d’organisation. - Vous avez en charge la gestion documentaire : préparation et envoi des documents, organisation de l’information et de la documentation. - Vous assurez la bonne mise à jour et la consolidation des contacts, notamment institutionnels. - Vous prenez en charge la partie logistique : préparation et transmission des documents dans les délais prévus avant les réunions. Organisation des réunions en présentiel et en distanciel, l’envoi des convocations et vous veillez à la bonne préparation des ordres du jour ; la confirmation des rendez-vous, la réservation des salles et de toutes les commodités (Visio, accueil café, plateaux repas...) de tous les transports (parking et hébergements) ; la gestion des notes de frais. - Vous assistez à ces instances et en amont vous procédez à une vérification du quorum, vous prévenez et anticipez toute difficulté technique pour les réunions avec une composante distancielle ; vous projetez les supports et prenez des notes pour rédiger les comptes-rendus et prenez en charge la gestion des imprévus. - A l’issue de chaque instance, vous rédigez chaque procès-verbal et vous vous assurez de les faire signer, de les diffuser et de les archiver, à la fois comme patrimoine documentaire de l’Afdas, et comme documents utiles aux parties prenantes internes et externes. Assistanat de la direction générale et des directeurs généraux adjoints : - Vous prenez en charge l’agenda, les déplacements et l’organisation des réunions de la Direction générale au quotidien (Organisation et coordination logistique et administrative des réunions internes, événements, séminaires, salons professionnels). - Vous gérez la boîte mail du secrétariat de la Direction générale (réception et gestion de toutes les sollicitations appels, mails, visites etc..) adressées à la présidence et à la direction générale. - En soutien de la Direction générale, vous assurez la préparation de documents, les comptes- rendus du comité de direction et des autres instances internes (comité opérationnel des risques, CODOP, CODSI, COSUB...) ainsi que les présentations ; vous réalisez également des actions de secrétariat courant, d'organisation d'événements internes/externes, d'envoi d'invitations et de coordination des agendas. - Vous accueillez physiquement les rendez-vous. - Vous préparez et contrôlez tous les dossiers nécessaires à la mission du directeur général (documentation, rapports, supports de communication et de présentation). - Vous devez produire et mettre en forme tous les documents (courriers, notes diverses, comptes-rendus...) et réaliser toutes les actions dans les délais, y compris les relances nécessaires auprès des directions métiers si besoin pour l’obtention des pièces manquantes. - Vous vérifiez et devez relire tous les courriers et documents transmis par les autres directions avant signature par la direction générale. 2. Pilotage de l’équipe accueil - Vous encadrez, animez et organisez le travail de l’équipe accueil (à date, 2 personnes mobilisées en qualité de chargé-e-s d’accueil). - Vous contribuez à proposer un accueil qualitatif de tous les visiteurs, en : - Accueillant directement les visiteurs de la Direction générale. - Supervisant les opérations quotidiennes du service accueil pour garantir un niveau de service irréprochable. - Vous assurez, selon le mode de contractualisation choisi par l’Afdas, soit le pilotage de la prestation, soit le recrutement de salarié-e-s ; dans les deux cas, vous assurez la formation, l’intégration et le suivi des plannings des chargés d’accueil pour permettre une continuité de service en cas d’absence. - Vous mettez en place et suivez les procédures d’accueil et de sécurité pour l’ensemble des visiteurs. 3. Accueil physique et téléphonique - Vous veillez à ce que soit assuré un accueil chaleureux, professionnel et efficace des visiteurs, clients/adhérents, prestataires et collaborateurs. - Vous êtes garant de la bonne gestion du standard téléphonique par l’équipe : prise et transmission des messages et la bonne orientation des appels. - Vous devez veiller au bon fonctionnement et à la bonne mise à jour des supports d’information et de toutes les procédures. ✓ Profil recherché Vous disposez d’une formation validée de niveau Bac + 2 / Bac +3 dans l’assistanat de direction/assistant manager ou une licence administration économique et sociale (AES) et vous justifiez impérativement d’une expérience confirmée acquise sur un poste similaire . Vous possédez une bonne culture générale ainsi qu’une parfaite maîtrise de l'ensemble des outils bureautiques Microsoft Office, et notamment la messagerie Outlook. Vous devez savoir rédiger, analyser et synthétiser les points importants d’un message/dossier et en comprendre les impacts. Vous savez prioriser et piloter votre activité pour respecter les délais et les engagements. Vous devez travailler en transverse avec toutes les directions et faire preuve d’une excellente communication et coopération. Très bon niveau rédactionnel. Compétences transversales : - Véritable personne de confiance - Attitude positive et orientée service - Avoir une très bonne aisance relationnelle - Savoir agir avec diplomatie - Prise de décision et action dans l'urgence - Qualités relationnelles et sens de l’écoute - Disponibilité et adaptabilité - Force de proposition et apporteur de solutions - Autonomie, rigueur et pédagogie - Respect de la confidentialité et grande discrétion Ce poste requiert une présence obligatoire sur site tous les jours. ✓ Avantages sociaux - Tickets restaurant ; - Intéressement ; - Mutuelle ; - 75% de prise en charge des abonnements de transports publics ; En tant qu’OPCO engagé en faveur de la diversité et de l’inclusion économique, l’Afdas accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination. Vous vous reconnaissez dans cette offre ? Adressez-nous votre candidature complète (CV et lettre de motivation) en précisant la référence MR/2025/11 en suivant le lien ci-dessous : rh.recrutement(@)afdas.com A propos de l'Afdas L'Afdas est l’opérateur de compétences (Opco) de la culture, des industries créatives, des médias, de la communication, des télécommunications, du sport, du tourisme, des loisirs et du divertissement. L’Opco fédère 31 branches qui représentent plus de 100 000 entreprises adhérentes et plus de 470 000 professionnels salariés et non-salariés singuliers (intermittents du spectacle et de l’audiovisuel, artistes-auteurs, journalistes de presse rémunérés à la pige, sportifs professionnels, sportifs de haut niveau, saisonniers des loisirs et du tourisme). Les 3 grandes missions de l’Afdas : 1. Observateur prospectif des métiers et veilleur stratégique des grandes tendances de formation, des habitudes formatives et des pratiques de recrutement. 2. Ingénieur et designer de parcours emploi/formation avec le développement d’une offre de service « prêt-à-porter » et « sur-mesure » via l’expérimentation de projets innovants. 3. Financeur des projets emploi/formation et de prestation de conseil RH via un processus d’optimisation financière. Les 330 collaborateurs de l’Opco oeuvrent, au quotidien et sur l’ensemble du territoire, pour la professionnalisation des adhérents et ayants-droit, avec une culture servicielle profondément ancrée, un ADN historiquement tourné vers l’innovation sociale et ce, en restant fidèle, depuis 1972 et plus de cinquante années d’existence, aux valeurs fondatrices de l’Afdas : proximité, expertise, engagement et bienveillance. Vous souhaitez, vous aussi, contribuer à faire grandir les individus et à travers eux, l’ensemble des secteurs couverts par l’Opco…pour une société toujours plus culturelle, plus créative, plus touristique, plus sportive et plus divertissante ? …Rejoignez l’Afdas !