Office Manager & Assistant(e) de Direction (H/F)

Offre publiée aujourd'hui L'entreprise VSORA, entreprise française de semi-conducteurs fondée en 2015 et basée à Meudon-la-Forêt, développe des accélérateurs de calcul dédiés à l'inférence IA, pour exécuter les requêtes d'intelligence artificielle rapidement, efficacement et à grande échelle. VSORA se positionne comme une alternative européenne grâce à une architecture visant des performances plusieurs fois supérieures à celles des solutions existantes. www.vsora.com Pour accompagner notre croissance, nous recherchons notre Office Manager & Assistant(e) de Direction , un rôle clé au cœur de l’organisation, partagé entre la gestion de nos sites (environ 70 %) et l’assistanat de la Direction (environ 30 %). Ce poste polyvalent vous amènera à mener plusieurs projets et tâches de front : autonomie et sens de l’initiative y seront essentiels. Les missions du poste Office Management (70 %) Gestion des sites Assurer le bon fonctionnement du site de Meudon et coordonner la gestion des sites en province (actuellement Nantes, Grenoble et Nice) Garantir des locaux et un environnement de travail fonctionnels, sûrs et agréables pour tous les collaborateurs Maintenance, prestataires et travaux Piloter de manière proactive la maintenance des locaux et des équipements Sélectionner, coordonner et évaluer les prestataires (nettoyage, sécurité, maintenance, fournitures…), de la demande de devis jusqu'à leur validation et leur facturation Suivre les travaux sur site, en interface directe avec les entreprises intervenantes, dans le respect des délais, des budgets et de la qualité Lien social et vie d’entreprise Contribuer à la qualité de vie au travail et à la cohésion des équipes, notamment en organisant les événements internes (séminaires, moments conviviaux, accueil des nouveaux arrivants…) Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour toutes les questions pratiques Gérer l’accueil et le courrier, et contribuer au respect des règles d’hygiène et de sécurité Assistanat de Direction (30 %) Gérer l’agenda du CEO : planification des réunions, priorisation des rendez-vous, préparation des dossiers Assurer la gestion administrative de certains contrats et dossiers confidentiels (préparation, circuit de signature, classement, échéances) Organiser les voyages et déplacements professionnels (transports, hébergements, logistique), en France comme à l’international Le profil recherché Expérience réussie d’au moins 3 ans en office management, services généraux et/ou assistanat de direction, idéalement dans une start-up. Formation BAC+2/3 min en assistanat ou facility management Rigueur, organisation et proactivité : vous gérez plusieurs sujets en parallèle, anticipez les besoins et proposez des solutions Aisance relationnelle, sens du service et discrétion Expérience de la négociation avec des prestataires et du suivi d'un budget Maîtrise des outils bureautiques Anglais courant, à l'oral comme à l'écrit Pourquoi nous rejoindre ? Un rôle transverse et visible, au contact direct de la Direction Des échanges réguliers avec des interlocuteurs extérieurs de haut niveau, aux côtés du CEO Une entreprise innovante, en pleine croissance, sur un secteur stratégique Une équipe à taille humaine où votre impact sera concret au quotidien Avantages : tickets restaurant, mutuelle et prévoyance Informations pratiques Lieu : Meudon-la-Forêt (92), avec déplacements ponctuels sur les sites en province Contrat : CDI, à pourvoir dès que possible Rattachement : Chief of staff Rémunération : 42-57 K€ bruts annuels selon expérience Stephanie GUIMIOT Mon avis sur cette offre « Envie d'un poste où chaque journée compte vraiment ? Rejoignez une entreprise innovante en pleine croissance, sur un secteur stratégique, en tant qu'Office Manager & Assistant(e) de Direction. Vous évoluerez aux côtés du CEO, dans un rôle transverse et visible, avec des échanges réguliers avec des interlocuteurs extérieurs de haut niveau. Au sein d'une équipe à taille humaine, votre impact sera concret au quotidien. Prêt(e) à relever le défi ?