Secrétaire -Assistante du Corps préfectoral

Vos missions Groupe RIFSEEP : 1 1- Agenda et événementiel - Organiser et suivre les réunions et les déplacements du corps préfectoral - Organiser les événements (ateliers, conférences, séminaires, événements de cohésion, repas…) à l’initiative du corps préfectoral, à la préfecture, en sous-préfecture ou à l’extérieur, en lien notamment avec l’équipe des résidences préfectorales, le service achat, immobilier et logistique et le service budget et comptabilité - Prise en compte des contraintes personnelles du corps préfectoral - Gérer toutes les réservations nécessaires 2- Accueil - Assurer l’accueil physique à l’étage du corps préfectoral - Assurer l’accueil téléphonique pour le corps préfectoral - Contact avec les partenaires extérieurs du corps préfectoral (élus, fonctionnaires territoriaux, associations, entreprises, etc.) - Gérer les boîtes fonctionnelles du corps préfectoral - Fournir des informations aux interlocuteurs internes et externes 3- Gestion documentaire - Rédiger des projets de courrier pour le corps préfectoral - Remettre en forme les documents adressés par les services - Gérer le courrier réservé du corps préfectoral, en lien avec l’huissier lorsqu’il est présent ou à sa place en son absence - Gérer les mouvements de parapheurs, en lien avec l’huissier lorsqu’il est présent ou à sa place en son absence - Préparer et éditer les invitations Votre environnement professionnel : - Activités du service Le secrétariat du corps préfectoral soutient le préfet, le secrétaire général et le directeur de cabinet pour la tenue de leurs agendas, l’organisation de leurs événements et déplacements, l’accueil de leurs invités et de leurs partenaires ainsi que la gestion du courrier, des notes et autres documents qui leur sont adressés. - Composition et effectifs du service 3 agents (1 B et 2 C). - Liaisons hiérarchiques En direct le directeur de cabinet, puis le préfet et le secrétaire général de la préfecture - Liaisons fonctionnelles Cabinet du préfet, secrétariat général de la préfecture, sous-préfectures, secrétariat général commun départemental, directions départementales interministérielles, ensemble des autres services de l’État présents dans la Haute-Vienne, collectivités locales (Conseil départemental, communes, intercommunalités), administrations régionales et nationales Profil recherché Connaissances techniques Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise Requis Connaître l'environnement professionnel niveau pratique A acquérir Techniques de secrétariat Savoir-faire Diffuser une information, une publication Savoir organiser une réunion Prioriser Savoir travailler en équipe Savoir-être avoir le sens des relations humaines Faire preuve de discrétion Réactivité Sens de l’organisation Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Catégorie : Catégorie C (employé) Télétravail : Non Management : Non Statut du poste : Vacant à partir du 31/12/2026 Fondement juridique : Titre III du Livre III du Code Général de la Fonction Publique : - 2° de l’article L 332-2 Conditions particulières d’exercice Contraintes horaires – Grande disponibilité – Discrétion absolue – Travail en trinôme Vous exercerez vos fonctions dans un cadre privilégié, desservi par les transports en commun, et se trouvant à proximité immédiate du centre ville et de ses commerces (boutiques, bars, restaurants). Vous pourrez bénéficier sous conditions, des actions sociales du ministère de l’Intérieur, du remboursement de votre abonnement aux transports en commun, du forfait de mobilité durable et d’une subvention pour prendre vos repas au restaurant interadministratif situé à deux pas de la préfecture. Vous bénéficierez également d’une couverture collective en complémentaire santé. Rejoindre nos équipes, c'est aussi choisir Limoges, un territoire attractif qui conjugue dynamisme, innovation, convivialité et qualité de vie. Venez y faire rayonner vos talents et construire votre avenir professionnel ! Pour découvrir la ville cliquez sur ce lien https://limogeslefeucreatif.fr Par ailleurs, nos services se sont associés à la communauté conjoint booster lancée par Limoges métropole en partenariat avec l'APEC. Cette démarche vise à accompagner les conjoints des agents publics dans leur recherche d'emploi. Un accompagnement pourra vous être proposé dans vos démarches personnelles (logement, scolarisation, ...) afin de faciliter votre arrivée et découverte de la ville. Les missions sont assurées dans le respect des engagements pris dans le cadre de la démarche QUALI-ATE. Informations complémentaires Préfecture de la Haute-Vienne 1 rue de la Préfecture 87000 Codification RMFP : - FPUSA019 – ERDIR022 - Assistante / Assistant de direction Qui contacter pour obtenir des informations sur le poste à pourvoir ? Qui contacter pour obtenir des informations sur la procédure de recrutement ? Madame Virginie PAULET, Chargée de recrutements : Comment déposer votre candidature ? Sur la plateforme de mobilité du Ministère de l’Intérieur :