Secrétaire de direction

Vos missions Les objectifs : Sous l'autorité de l'Agent comptable, la ou le secrétaire de direction assure le fonctionnement administratif, budgétaire et communicationnel de l'agence comptable. Elle/Il contribue à la qualité des relations internes et externes, à la sécurisation des processus, et à la fluidité de l'activité de l'agence comptable. Les Missions: 1 - Secrétariat de direction - Gestion des agendas de l'Agent comptable et du Fondé de pouvoir (Limoges) et organisation logistique des réunions, - Programmation et participation au CODIR de l’AC, - Rédaction, saisie, mise en forme et diffusion de documents administratifs, - Gestion des délégations de signature, - Mise à jour de l'organigramme, du plan d'occupation des bureaux et de la signalétique, 2. Suivi budgétaire : En lien étroit avec la DFJL : - Contribution à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget de l’AC, - Réception des factures fournisseurs sur CHORUS PRO, liquidation des factures sous PEP Prémium, création et suivi des fournisseurs, RAE et engage-ments juridiques. 3. Gestion des frais de déplacement: Pour les encadrants de Limoges et de Montreuil : - Organisation des déplacements (réservations de transport et des nuitées), - Contrôle des pièces justificatives. Pour les agents : - Contrôle de l'OMI avant validation du N+1, - contrôle des justificatifs de frais avant validation du service fait par le N+1. 4. Communication: - Élaboration du plan de communication de l’AC, - Rédaction, relecture et valorisation des contenus liés aux missions de l’AC, - Contribution à l'Intranet (MyASP) en lien avec la Mission de la communication et des études (MCE) 5. Gestion du temps : Référent (E) Sciforma: - Conseiller les chefs de saisir, s’assurer des saisies dans l’outil, établir les statistiques, participer aux comités de suivi ; - Être force de proposition. Profil recherché Savoirs - Bureautique et outils collaboratifs - Environnement administratif et institutionnel - Systèmes d'information et outils numériques. Savoir-faire - Accueillir, informer et orienter - Organiser, planifier et prioriser les activités - Analyser et traiter l'information - Travailler en équipe et en transversalité - Respecter les délais et les procédures - Gérer des situations complexes ou sous contrainte. Savoir-être - Aisance relationnelle - Autonomie et sens de l'organisation - Rigueur et fiabilité - Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité - Adaptabilité et réactivité - Esprit d'équipe Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire) Expérience souhaitée : confirmé Rémunération : Contractuels : Selon grilles ASP € brut/an ; Fonctionnaires : Selon IM et RIFSEEP (ASP) Télétravail : Oui Management : Non Niveau d'études : Niveau 4 Baccalauréat Statut du poste : Vacant à partir du 01/02/2027 Fondement juridique : Poste ouvert : - aux titulaires de catégorie B (poste pérenne) - aux contractuels (jusqu'à 36 mois) Conditions particulières d’exercice Champ relationnel : Interne : - Agent comptable et Fondés de pouvoir, Directions métiers et fonctions support (SG, DFJL, MCE), Services de l’ASP, Externe : Interlocuteurs et partenaires externes. Conditions particulières d'exercice: - Poste polyvalent nécessitant une forte capacité d'adaptation - Respect strict des obligations de confidentialité - Utilisation quotidienne des outils numériques et applicatifs métiers - Relations fréquentes avec de nombreux interlocuteurs Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Qui sommes-nous ? L’Agence de services et de paiement (ASP) est un organisme de paiement public entièrement dédié à la mise en place de politiques publiques , sous la double tutelle du ministère de l’Agriculture, de l’Agro-alimentaire et de la Souveraineté alimentaire et du ministère du Travail et des Solidarités. Descriptif du service Vous rejoindrez l’Agence comptable de l’ASP, Site de Limoges composée d’une centaine d’agents répartis sur Limoges et Montreuil et qui assure : - le paiement de dépenses d’intervention dans le cadre de la mise en œuvre des politiques publiques - le recouvrement des versements indus sur dépenses d’intervention - l’élaboration du compte financier annuel qui est soumis au conseil d’administration, aux ministères de tutelles et à la Cour des comptes. Informations complémentaires Pour de plus amples informations sur le poste, merci de contacter : - Patrick LAITANG , Agent comptable - Arnaud SALVI , Fondé de pouvoir Pour déposer votre candidature, envoyez votre CV et votre lettre de motivation à Vous pouvez directement candidater via notre site carrière: